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VonMaria Squarra

Corona-Krise – So geht Arbeiten im Homeoffice

Die besten Tipps und Tools –

Wegen der Corona-Krise sind viele Menschen gezwungen, im Homeoffice zu arbeiten. Zu Anfang ist die Umstellung nicht leicht. Der Umgang mit digitalen Tools und die ungewohnte Isolation stellen neue Herausforderungen an jeden Einzelnen. Aber egal, ob Sie als Angestellte/r oder Freelancer von Zuhause aus arbeiten, die Strategien sind ganz ähnlich. Im folgenden Guide erfahren Sie die besten Tipps und Tools, mit denen Sie trotz Corona-Krise den Alltag im Home-Office bewältigen.

Auch jetzt „gehen“ Sie zur Arbeit

Ob man ins Büro fährt oder nur ein paar Schritte geht: Wenn Sie Ihr Home-Office betreten, gehen Sie zur Arbeit! Das Homeoffice sollte möglichst nicht der Küchentisch oder der Couchtisch sein. Besser ist ein fester Arbeitsplatz, der ausschließlich beruflichen Zwecken dient. Dieser sollte keine privaten Papiere oder Gegenstände beherbergen, abgesehen natürlich von einer Kaffee- oder Teetasse, einem schönen Briefbeschwerer und persönlich ausgesuchten Büromaterialien.

Mit dem Pyjama ins Homeoffice?

Lieber nicht. So wie Sie Ihre Mahlzeiten nicht am Schreibtisch einnehmen sollten, ist es ein No-Go, im Pyjama am Laptop zu sitzen. Spätestens bei der ersten spontanen Video-Besprechung fällt das unangenehm auf. Es spricht nichts dagegen, bequeme Kleidung im Homeoffice zu tragen. Aber auch dies hat seine Grenzen. Die richtige Kleidung wirkt sich auf die Arbeitsdisziplin und die Motivation aus.

Die liebe Familie und das Homeoffice

Auch die Familie muss wissen, dass Sie zu bestimmten Büro-Zeiten nicht ansprechbar sind. Kinder verstehen oft nicht, dass sie nicht jederzeit ins Büro hereinplatzen können. Abhilfe kann ein Schild an der Tür bieten, welches klar die Arbeitssituation und die Bürozeiten signalisiert. Es ist daher auch günstig, wenn sich der Arbeitsplatz in einem separaten Raum befindet, notfalls mit abschließbarer Tür – auch aus Datenschutzgründen.

Die Arbeitsabläufe im Homeoffice organisieren

Wenn man neu ins Homeoffice startet, kann man zunächst die gewohnte Struktur übernehmen. Beginnen Sie zum Beispiel mit der Arbeit zur gewohnten Uhrzeit und planen Sie Ihre Pausen entsprechend ein. Bei Aufgaben mit einem längeren zeitlichen Vorlauf ist es sinnvoll, den Tag in thematische Einheiten zu unterteilen. Finden Sie für sich heraus, wann Ihre produktivste Phase im Verlauf des Tages ist. Legen Sie möglichst in diese Zeit die Aufgaben, die die meiste Konzentration benötigen.

Auch eine Wochenplanung kann sinnvoll sein. Blocken Sie in Ihrem Kalender Zeiten für bestimmte To-Dos, wie zum Beispiel Kundentermine, E-Mail-Kommunikation, Weiterbildung, die Buchhaltung und das Schreiben von Blogartikeln.

Im Homeoffice die Konzentration beibehalten

Ihnen fällt es schwer, am Ball zu bleiben? Ihre Gedanken schweifen ab und Sie lassen sich zu sehr ablenken? Es gibt verschiedene Möglichkeiten, der Prokrastination zu begegnen, wie zum Beispiel mit der Pomodoro-Technik. Der Begriff stammt aus dem Italienischen (pomodoro = Tomate) und ist eine Methode des Zeitmanagements, die von Francesco Cirillo in den 80er Jahren entwickelt wurde.

Pomodoro-Technik

Die Methode verwendet einen “Kurzzeitwecker”, um die Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte – die sogenannten pomodori – und Zeiten für Pausen zu unterteilen. Es gibt verschiedene Apps, die nach der Pomodoro-Technik arbeiten; eine davon ist die Pomentum App.

Eine solche App hilft Ihnen, auch bei mangelnder Motivation Ihre Aufgaben zu erledigen. Es ist leichter, Aufgaben in 25-Minuten-Intervallen abzuarbeiten, als an einen Berg von Stunden zu denken.

Mit der Zeit pendelt sich ein eigener Rhythmus ein. Die kurzen Pausen lassen sich nutzen, um aufzustehen und die Beine zu vertreten. Das ist wesentlich gesünder, als mehrere Stunden am Stück zu sitzen.

Ablenkungen im Homeoffice konsequent vermeiden

Eine weitere Maßnahme besteht darin, alle Ablenkungen zu eliminieren. Manche stellen ihr Smartphone bei Arbeitsbeginn auf den Flugmodus. Wo das nicht möglich ist, sollten alle Social Media-Kanäle konsequent ausgeschaltet sein, auch deren Benachrichtigungen auf dem Handy. Darüber hinaus macht es Sinn, die Benachrichtigungen der Messenger wie WhatsApp und dem Facebook Messenger, Telegram oder Signal auf mute, d.h. stumm zu schalten.

Ein großer Zeitfresser besteht darin, ständig seine Mails abzurufen. Wenn Sie keine Supporttätigkeit ausüben, reicht es aus, E-Mails nur ein- bis zweimal am Tag zu checken und zu bearbeiten.

Theoretisch kann auch das Telefon abgeschaltet werden. Das hängt von der Tätigkeit und von der Mentalität des Einzelnen ab. Wichtig ist, Kunden und Kollegen zu kommunizieren, dass man auch im Homeoffice nicht wahllos jederzeit angerufen werden kann oder auf Abruf verfügbar ist. Weder morgens um 6:30 Uhr noch abends um 22 Uhr, aber auch nicht im Verlauf des Tages.

Pausen und Erholung einplanen

Ohne die Erinnerung von außen oder durch eine App kann es im Homeoffice leicht passieren, dass die Pausen vergessen werden. Da der Übergang zwischen Privatleben und Beruf verschwimmt, besteht die Gefahr, dass auch der Feierabend vernachlässigt wird. Denken Sie im eigenen Interesse und im Interesse Ihrer Kunden daran, Pausen und den Feierabend einzuplanen und sinnvoll zu füllen. Auch wer im Homeoffice arbeitet, benötigt Zeit, um die Akkus wieder aufzuladen.

Trotz Corona-Krise für Bewegung sorgen

Bei einer Ausgangssperre kann man notfalls auch zuhause Sport treiben: mit einem Heimtrainer, Trampolin oder mit gymnastischen Übungen. Yoga und Entspannungstechniken helfen dabei, die Anspannung abzubauen, die in der jetzigen Situation leicht entstehen kann. Bei YouTube gibt es viele Tutorials mit Fitnessübungen, die auch ohne Hilfsmittel zuhause ausgeführt werden können.

Die richtige Ernährung im Homeoffice

Die veränderte Situation verursacht bei vielen Menschen Stress. Die plötzliche Isolation ist eine Herausforderung. Dies kann dazu verleiten, im Homeoffice ständig nebenbei zu ungesunden Snacks zu greifen. Legen Sie gezielt gesunde Snacks abseits des Schreibtisches bereit, wie zum Beispiel Obst, Trockenfrüchte und Nüsse. Wichtig sind auch regelmäßige Mahlzeiten. Nehmen Sie Ihre Mahlzeiten auf keinen Fall am Schreibtisch oder nebenbei ein und nehmen Sie sich ausreichend Zeit dafür.

Der Isolation in der Corona-Krise begegnen

Was tun, wenn die gewohnten Gesprächspartner fehlen oder die Decke auf den Kopf fällt? Auch hier gibt es mehrere Möglichkeiten, Begegnungen zu schaffen, wenn auch virtueller Art. Dafür eignen sich verschiedene Messenger, Video Tools oder Social Media.

Über die Messenger kann man Face-to-Face mit Freunden, Kollegen, Kunden oder Familienmitgliedern kommunizieren. Video Tools bieten die Möglichkeit, digitale Besprechungen und Webinare mit mehreren Personen durchzuführen.

Virtuelles Coworking

Manche Freelancer öffnen ihre virtuellen Räume und laden zum Coworking ein. Zu festgelegten Zeiten kann man dem Coworking über einen Zoom-Link beitreten, um gemeinsam konzentriert zu arbeiten. Ein/e Experte/in beantwortet bei Bedarf die Fragen der Teilnehmer/innen. In vorher definierten Pausen schließt sich der virtuelle Raum wieder. So oder ähnlich werden die Strukturen der Arbeit innerhalb eines Unternehmens virtuell nachempfunden.

Social Media

Eine weitere Möglichkeit bieten die Gruppenfunktionen in den sozialen Netzwerken wie Facebook, LinkedIn und XING. Facebook bietet geheime Gruppen, zu denen die Teilnehmer eine persönliche Einladung benötigen. Dies ermöglicht einen geschützten Raum für den Austausch über gemeinsame Themen. Geheime Gruppen werden nicht in den Suchergebnissen gezeigt.

Die sechs besten Video-Tools

Im folgenden Abschnitt geht es um verschiedene Video-Tools, die sowohl für die private als auch für die berufliche Kommunikation im Homeoffice verwendet werden können. Sie sind natürlich kein Ersatz für die persönliche Begegnung. Solange uns die Corona-Krise zwingt, persönliche Begegnungen zu meiden und zuhause zu bleiben, bieten die Video-Tools eine gute Alternative.

1. WhatsApp

Mit WhatsApp lässt sich über einen kleinen Trick eine Videokonferenz mit bis zu vier Teilnehmern starten. Dazu laden Sie zunächst eine/n Teilnehmer/in zu einem Videotelefonat ein. Wenn diese/r die Einladung angenommen hat, erscheint am oberen Rand ein Symbol, über das Sie bis zu zwei weitere Teilnehmer/innen zum Video Chat einladen können.

2. Messenger

Auch mit Messengern wie Telegram oder Signal lassen sich Videoanrufe starten. Hier sind allerdings nur Video Chats mit bis zu zwei Personen möglich.

3. Skype

Die meisten Leser kennen Skype als Tool für Video Chats und Telefonie. Leider ist die Video-Kommunikation über Skype nicht sehr stabil. Auch datenschutztechnisch steht der Anbieter in der Kritik.

Zoom

Zoom ist ein sehr beliebtes Tool für die Video-Kommunikation per Smartphone oder am Desktop. Es lassen sich Meetings mit oder ohne Video abhalten. Bei Webinaren lassen sich der Ton und die Videofunktion der Teilnehmer abschalten, damit der/die Vortragende ohne Störung die eigene Präsentation vorstellen kann. Eine Chatmöglichkeit ergänzt die Funktionen. Die Audiospur lässt sich im Anschluss getrennt von der Videospur abspeichern. Beide zusammen können bei YouTube hochgeladen werden, vorausgesetzt, das Meeting oder Webinar wurde aufgenommen.

Zudem lässt sich mit Zoom der Bildschirm teilen. Dies ist für Webinare sehr praktisch, aber auch, wenn man Arbeitsergebnisse präsentieren oder Inhalte anhand einer PPT-Datei erläutern möchte. Zoom bietet noch viele weitere Features und Integrationen, die sehr nützlich für die digitale Zusammenarbeit sind.

Die Teilnehmer/innen werden über einen Link eingeladen und müssen dann nur den Anweisungen auf dem Bildschirm folgen. Eine Installation des Tools ist nur für den Hoster bzw. Gastgeber notwendig. Bei bis zu drei Personen kann Zoom kostenlos genutzt werden. Bei mehr Personen kann bis zu 45 Minuten kostenlos kommuniziert werden. Die Staffelpreise finden Sie auf der Firmenseite.

Um die User nicht sich selbst zu überlassen, hat das Tool einige Lösungen für verschiedene Anwendungsbereiche vorgestellt. Darüber hinaus kann man sich über Tutorials über die Einstellungen und Funktionen des Tools informieren. Sollten Sie auf der englischen Seite gelandet sein, können Sie im Footer unter Language die Sprache Ihrer Wahl einstellen.

4. Microsoft Teams

Die Corona-Krise hat verschiedene Anbieter veranlasst, ihre Preise zu senken oder Sonderkonditionen anzubieten. Ein Anbieter ist Microsoft Office: Microsoft stellt die App Teams für sechs Monat gratis bereit. Die kostenlose Version ermöglicht neben virtuell nutzbaren Office-Anwendungen integrierte Audio- oder Videogespräche für Gruppen und Einzelpersonen und bietet diverse weitere nützliche Features.

5. Google G Suite

G Suite Kunden erhalten einen kostenlosen Zugriff auf Premium-Features. Über Hangouts Meet lassen sich damit Video- und Telefonkonferenzen für jeweils bis zu 250 Teilnehmer abhalten. Auch Live-Streaming mit bis zu 100.000 Teilnehmern ist möglich. Darüber hinaus können die virtuellen Meetings aufgezeichnet und in Google Drive abgespeichert werden.

Virtuelle Mastermind-Gruppen

Die Weiterentwicklung von virtuellen Arbeitsgruppen sind virtuelle Mastermind-Gruppen. Der Begriff Mastermind-Gruppe geht zurück auf Napoleon Hill, Autor des Buches „Think And Grow Rich“. Diese werden gebildet, um sich gegenseitig – auch unter Anleitung eines Coaches – weiterzuhelfen und innerhalb der Gruppe eine bestimmte Aufgabe oder ein Ziel zu erarbeiten.

Die Teilnehmer der Gruppe müssen nicht unbedingt aus einem Unternehmen stammen oder dem gleichen Beruf angehören. Sie können aus verschiedenen Bereichen kommen. Voraussetzung für den Zusammenschluss in einer Mastermind-Gruppe ist, dass die Teilnehmer einen gemeinsamen Nenner haben, an dem sie gemeinsam arbeiten, über den sie brainstormen und weiterkommen wollen.

Die besten Tools für das Home-Office

Neben Messengern, Social Media und Video Tools gibt es noch weitere Tools, die die Zusammenarbeit erleichtern. Statt die schriftliche Kommunikation umständlich per E-Mail laufen zu lassen, bietet sich Slack als schneller Informationsaustausch für größere Communities an. Auch Dokument können über Slack ausgetauscht werden.

Über Google Docs und Google Sheets kann man virtuell gemeinsam an einem Dokument arbeiten, ohne dass die Dokumente hin- und her gesendet werden müssen. Über einen Link oder per E-Mail werden die Teilnehmer eingeladen, die Inhalte des Dokumentes mitzugestalten.

Dokumente, die keine personenbezogenen Daten enthalten, können in einer Cloud abgelegt und dort für den Zugriff mehrerer Personen freigegeben werden. Dafür bieten sich verschiedene Anbieter an. Die bekanntesten sind Dropbox, Google Drive und OneDrive von Microsoft.

Gesprächs-Notizen lassen sich per OneNote oder über Evernote teilen. Evernote ist mit seinem Webclipper übrigens ein sehr nützliches Tool zum Festhalten von Blogartikeln und Links sowie zum Teilen von Inhalten.

Bei Udemy, einer virtuellen Weiterbildungsplattform, kann man sich über Online-Kurse zu vielen verschiedenen Themen weiterbilden. Nach Anmeldung bei dem Anbieter empfehle ich, auf eine Rabattphase zu warten. Udemy setzt regelmäßig die Preise der Kurse herab. In welchem Zeitrahmen Sie die Inhalte erarbeiten, ist Ihnen überlassen.

Projektmanagement im Home-Office

Bleibt noch das Projektmanagement zu erwähnen. Von Todoist über Asana und Trello bis hin zu Monday gibt es eine Vielzahl an kostenlosen und kostenpflichtigen Tools für das Smartphone und am Desktop. Mit ähnlichen Dashboards und vergleichbaren Features helfen sie, die virtuelle Arbeit an Projekten mit mehreren Teammitgliedern sinnvoll zu organisieren. Über Add-ons lassen sich weitere Tools verknüpfen. Auch für die Arbeit als Solopreneur/in sind die Projektmanagementtools geeignet.

Bei Trello zum Beispiel lassen sich private oder öffentliche Boards zu einem bestimmten Thema bzw. Projekt eröffnen. Zu den Boards werden nur die Personen eingeladen, die an dem Projekt mitwirken. Das Board lässt sich in themenbezogene Listen einteilen. Auf jeder Liste kommen Karten ins Spiel. Jede Karte kann eine Aufgabe enthalten. Mit farbigen Labels lässt sich der Status quo festhalten: in Planung, in Arbeit, fertig, Archiv, besonders wichtig, dringend usw. Man kann Links und Dokumente hinzufügen, Personen taggen, Add-ons hinzufügen und vieles mehr. Die Boards lassen sich auch als Redaktionsplan nutzen.

Probieren Sie es mal aus: auch privat kann man davon profitieren. Darüber hinaus bietet Trello einen Blog mit interessanten Themen zu Projektmanagement, Zeitplanung und vieles mehr.

Zeiterfassung im Homeoffice

Das größte Vorurteil gegenüber der Arbeit im Homeoffice ist die Vorstellung, dass dort lediglich prokrastiniert wird und das auch noch gegen Bezahlung. Um Kunden oder Vorgesetzten eine Kontrollmöglichkeit zu geben, können Zeiterfassungstools eingesetzt werden.

Es gibt eine Vielzahl an Zeiterfassungstools am Markt. Viele von ihnen bieten die Möglichkeit, die Tätigkeiten sekundengenau zu erfassen, bestimmten Projekten zuzuordnen und direkt aus dem Tool heraus Rechnungen zu generieren. Mein beliebtestes Tool ist Toggl. Hier lassen sich mehrere Kunden und Projekte eintragen. Man kann für bestimmte Zeiträume und Projekte Listen-Reports und Kreisdiagramme generieren, wobei der Zeitraum frei wählbar ist.

Mit Kindern im Homeoffice

Im Home-Office zu arbeiten, ist während der Corona-Krise eine besonders große Herausforderung, wenn die Kinder zuhause betreut werden müssen. Kleine Kinder in dieser Zeit neben der Arbeit zu beschäftigen, ist schwierig. Die Herausforderungen wachsen, wenn die Kleinen krank werden. Zu diesem Thema gibt es bereits viele Tipps, die nach meiner persönlichen Erfahrung nur bedingt weiterhelfen. Denn erst in der Praxis zeigt sich, was diese Tipps wert sind.

Jedes Kind hat andere Bedürfnisse. Viele Kinder haben einen ausgeprägten Bewegungsdrang, der gerade jetzt kaum abzufedern ist. Bei manchen Tätigkeiten kommen die Eltern mit den ständigen Unterbrechungen nicht zurecht oder schaffen ihr Pensum nicht. Daher wechseln sich die Eltern ab, weil es kaum möglich ist, die Kinder zu beschäftigen und gleichzeitig der Arbeit nachzugehen.

Alleinerziehende haben jetzt in der Corona-Krise doppelt so viel Verantwortung zu tragen und noch mehr Arbeit zu leisten, weil die Unterstützung durch einen Partner oder durch Großeltern fehlt.

Bei älteren Kindern, die das Glück haben, online unterrichtet zu werden, sieht die Situation schon wesentlich entspannter aus. Aber auch hier heißt es abwarten. Bei einer Ausgangssperre dürfte es auch bei älteren Kindern und Jugendlichen auf Dauer schwierig werden, für einen gesunden Ausgleich und Abwechslung zu sorgen.

Fazit

Mit den richtigen digitalen Tools lässt sich die Arbeit im Homeoffice gut bewältigen. Wichtig sind eine gute Organisation der Aufgaben und eine sinnvolle Strukturierung der Arbeitszeit. Pausen, Erholung, eine ausgewogene Ernährung und Sport bieten einen gesunden Ausgleich. Der Einsamkeit im Homeoffice kann mit Video Tools und maßvoller Nutzung von Social Media begegnet werden. Video Tools bieten zusätzliche Möglichkeiten der Weiterbildung über Webinare und Weiterentwicklung über Mastermind-Gruppen. So kann der Umstieg auf das Homeoffice zu einer spannenden Herausforderung und Erfahrung werden.

VonMaria Squarra

Wie funktioniert eine digitale Zusammenarbeit?

Ein Blick hinter die virtuellen Kulissen –

Themen wie digitale Transformation oder New Work sind zwar für viele kein Fremdwort mehr. Aber wenn es um die Umsetzung von neuen Formen der Zusammenarbeit geht, scheinen sich etliche Hürden aufzutürmen. So können sich viele eine Zusammenarbeit mit Freelancern oder Mitarbeitern nur vor Ort vorstellen, sei es in der Firma, im Büro oder in der Agentur. Wie eine digitale Zusammenarbeit aussehen kann, wenn Aufgaben von einem Remote Worker oder einem ortsungebunden arbeitenden Freelancer übernommen werden, erläutere ich im folgenden Artikel.

Bildcredit: CC0 “Shadow” by Gerd Altmann

In der digitalen Zusammenarbeit mit Freelancern, Mitarbeitern oder Kollegen, die im Homeoffice oder in Coworking Spaces arbeiten, ergeben sich häufig die gleichen Fragen:

  1. Wie werden die Arbeitszeiten kontrolliert?
  2. Wie wird der Arbeitsfortschritt dokumentiert?
  3. Wie funktioniert der Austausch von Dokumenten?
  4. Was ist mit der Schweigepflicht?
  5. Geht das alles auch DSGVO-konform?
  6. Wie laufen Besprechungen ab?

Um diese Fragen zu beantworten, stelle ich in meinem Artikel verschiedene Tools und Software vor, die die digitale Zusammenarbeit mit einem ortsungebunden arbeitenden Freelancer ermöglichen und vereinfachen.

Erfassung der Arbeitszeiten bei digitaler Zusammenarbeit

Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass Menschen, die im Homeoffice arbeiten, in der Regel effektiver arbeiten und dadurch produktiver sind als die Kollegen im Büro vor Ort. Aber es fällt vielen Kunden schwer, das Vertrauen in die Ehrlichkeit des Freelancers zu setzen. Der Kunde möchte schließlich nicht die Freizeit des Freelancers bezahlen.

Daher macht es je nach Tätigkeit durchaus Sinn, die Arbeitszeit zu messen und ins Verhältnis zur erbrachten Leistung zu setzen. Eine Ausnahme besteht natürlich dann, wenn Aufträge erstellt werden mit einem bestimmten Leistungsumfang und Zeitkontingent, die von beiden Seiten – dem Kunden und dem Freelancer – bestätigt und eingehalten werden müssen.

Beispiel Toggl-Report

Zeiterfassung mit Toggl

Möchte man also die Zeit erfassen, so stehen verschiedene Tools zur Verfügung. Ich persönlich arbeite schon sehr lange mit Toggl. Hier kann ich verschiedene Kundeneinträge anlegen, unterschiedliche Projekte und Aufgaben erfassen und auch Teams festlegen. Den Projekten können unterschiedliche Farben zugeordnet werden. Die Kalenderfunktion ermöglicht es mir, einzelne Tage, Wochen, Monate oder das ganze Jahr auszuwerten.

Dazu erstellt das Tool Reports, d.h. Berichte, die alle genannten Merkmale enthalten. Die Auswertung kann in Listenform dargestellt werden. Die Liste wird ergänzt durch ein Kreisdiagramm, das die zeitliche Verteilung der Projekte in Form von farbigen Segmenten anzeigt. Die Ergebnisse dienen mir

  • zur Kontrolle der benötigten Zeit für meine Aufträge,
  • zur Dokumentation der Zeiten für den Tätigkeitsnachweis oder
  • zur Erfassung der Zeiten, die ich für andere Tätigkeiten, wie zum Beispiel das Marketing benötige.

Die gute alte Excelliste

Auch altbekannte und bewährte Software wie Excel kommen in meiner Tätigkeit zum Einsatz. Excel verwende ich zum Beispiel für Tätigkeiten, wo ein Tätigkeitsnachweis erwünscht oder notwendig ist. Hier erstelle ich auf der Grundlage der in Toggl erfassten Zeiten einen Überblick über die Art der Tätigkeiten und die Anzahl der aufgewendeten Stunden.

Excel oder das Google-Pendant Google Sheets kommt auch für Redaktions- oder Contentpläne zum Einsatz. In der digitalen Zusammenarbeit mit Kunden bevorzuge ich inzwischen Google Sheets, weil diese zusammen mit dem Kunden unabhängig von Ort oder Zeit bearbeitet werden können.

Austausch von Dokumenten und Dateien – Dropbox, Google Drive und OneDrive

Infos und Dokumente in kleinerem Umfang können per E-Mail versendet werden. Geht es um den Austausch von umfangreicheren Dokumenten und Dateien, so bietet es sich an, einen der vielen Cloud-Anbieter zu wählen. Ein Beispiel für solche Dateien sind Backups von Websites, die in der Regel zu groß sind, um per E-Mail versendet werden zu können. Hier arbeite ich überwiegend mit Dropbox, Google Drive und OneDrive. Für den unkomplizierten Versand von Bildern und großen Dateien kommt darüber hinaus das Tool WeTransfer zum Einsatz.

Geht es um sensible Daten wie z. B. personenbezogene Daten, so müssen die Bestimmungen der DSGVO beachtet werden. Die genannten Clouds sind nur eingeschränkt geeignet für die Speicherung solcher Daten. Hier besteht die Möglichkeit, über das Tool Boxcryptor einzelne Dateien und Ordner so zu verschlüsseln, dass der Datentransfer DSGVO-konform abgewickelt werden kann.

Kommunikation via E-Mail, Videotelefonie und Messenger

Da ich mehrere E-Mail-Adressen meiner Kunden verwalte, kommen unterschiedliche E-Mail-Programme zum Einsatz. Dazu gehören insbesondere Outlook und Gmail.

Außer der Kommunikation über E-Mail oder Telefon besteht die Möglichkeit, über die Videotelefonie Kontakt aufzunehmen. Dazu verwende ich Skype, Zoom, Hangout und ähnliche Programme. Zoom verwende ich auch gerne für Workshops, wenn ich zum Beispiel meinen Kunden meine Arbeit am Bildschirm erklären möchte. Hierfür gibt es eine Funktion mit der Bezeichnung „Bildschirmfreigabe“, die dem Gesprächspartner die Möglichkeit bietet, auf meinem Monitor verschiedene Schritte zu verfolgen.

Mit Kunden, die schnelle Chatfunktionen schätzen, tausche ich mich über Slack aus. Die Kommunikation über den Messenger oder über WhatsApp ist nicht DSGVO-konform und kommt daher für die Kundenkommunikation nicht in Frage. Eine Ausnahme stellen Marketingstrategien dar, die den Messenger oder WhatsApp miteinbeziehen. Dazu gehören zum Beispiel Newsletterkampagnen.

Umgang mit Passwörtern bei digitaler Zusammenarbeit

Für manche Tätigkeiten benötige ich einen Zugang zu Software, zu einem E-Mail-Account oder zum Adminbereich eines Social Media Accounts, einer Website oder eines Hosters. Viele Kunden stellen mir ihre Zugänge zur Verfügung oder richten einen Administratorzugang ein. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, einen Passwortmanager wie LastPass zu verwenden, um so die direkte Ausgabe von Passwörtern zu umgehen.

Vorgehensweise bei digitaler Zusammenarbeit

Die digitale Zusammenarbeit mit Ihnen kann unterschiedlich ablaufen. In der Regel entsteht ein Erstkontakt über meine Website, über XING, LinkedIn oder Facebook und dann per E-Mail. In einem ersten, kurzen Telefonat werden die Aufgabengebiete abgeklärt. Für manche Kunden schreibe ich Aufträge, bei anderen kommt es zu Tätigkeiten, die stundenweise erfasst und abgerechnet werden. Sobald der Tätigkeitsbereich feststeht, nehme ich die Arbeiten in Angriff.

Sind die Aufgaben sehr komplex, so dass man leicht den Überblick verlieren kann, verwende ich das web-basierte Projektmanagement-Tool Trello. Hier ist es möglich, auf sogenannten Boards gemeinsam mit anderen Teammitgliedern Listen zu erstellen. Diese können beliebig bearbeitet werden und mit Checklisten, Anhängen, Links, Fotos und Fristen versehen werden.. Auch hier biete ich bei Interesse einen Skype- oder Zoomworkshop zur Einarbeitung an.

AGB und Verträge

Ob man Verträge für die digitale Zusammenarbeit braucht oder nicht, kommt auf den Tätigkeitsbereich an. Einfache Vereinbarungen und Aufträge können per E-Mail abgewickelt werden. Eine Abmachung per E-Mail kann mit einer vertraglichen Vereinbarung gleichgesetzt werden.

Mit meinen AGB stecke ich einen bestimmten Rahmen für die Zusammenarbeit fest. Diese AGB sende ich bei Bedarf und auf Anfrage zu. Ich verfüge über AGB für Virtuelle Assistenz, AGB für Webdesign sowie AGB Wartung für Websites. Darüber hinaus biete ich je nach Bedarf noch einen Vertrag über freie Mitarbeit, eine Verschwiegenheitserklärung, eine Haftungsvereinbarung und einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag an. Letzterer kommt insbesondere dann zur Anwendung, wenn personenbezogene Daten, wie Kundendateien oder Adresslisten ins Spiel kommen.

Fazit

Im Rahmen einer virtuellen oder digitalen Zusammenarbeit kommt eine Vielzahl von Tools zum Einsatz. Diese Tools helfen dabei, die Arbeitsabläufe reibungslos zu gestalten und die Kommunikation zu vereinfachen. Haben Sie Fragen dazu? Gerne arbeite ich Sie im Rahmen eines Workshops in die Funktionen der Tools ein.

VonMaria Squarra

Webtexte schreiben lassen

Mit professionellen Texten zum Erfolg –

Mal eben einen Text herunterschreiben – geht das? Ja, das geht. Es stellt sich hier allerdings die Frage, was Sie von einem solchen Text erwarten können: Texte, für die weder die Zielgruppe noch die Eckdaten, weder die Keywords noch das Korrekturlesen und der Feinschliff eingeplant wurde. Wenn Sie Webtexte schreiben lassen möchten, führen verschiedene Schritte zu einem qualitativ hochwertigen Text. Lesen Sie hier, worauf es beim Schreiben eines professionellen Webtextes ankommt.

(Bildcredit: CC0 Pixabay by Karolina Grabowski, 03.05.2019)

Individuelle Webtexte

Sie scheuen sich davor, selber Texte zu formulieren – erst recht, wenn es um Texte für die eigene Website geht? Sei es, dass es um das Portfolio geht, sei es, dass Produkte präsentiert werden sollen. Oder Sie planen, in längeren Texten die eigene Expertise herauszustellen. Manch einer tut sich schwer mit einem passenden Text über die eigene Person, für die Über-Mich-Seite. Wieder andere Kunden wünschen sich Texte zu gezielt ausgesuchten Keywords. Nicht zu vergessen die Texte für Newsletter und Social Media Posts. Lassen Sie Ihre Webtexte von einer professionellen Texterin schreiben. Lesen Sie hier, wie ein richtig guter Webtext entsteht und wie ich Sie dabei unterstützen kann.

Das Erstgespräch

Bevor ich damit beginne, einen Text nach Ihren thematischen Angaben zu schreiben, gibt es verschiedene Punkte zu beachten. So klären wir in einem ersten Schritt per E-Mail, am Telefon oder per Videocall die Rahmenbedingungen für den geplanten Text: den Zeitrahmen, das Urheberrecht und die Rechte an der Verwendung des fertigen Textes sowie die Kosten.

Das Briefing

Warum ist vor dem Schreiben des Textes noch ein Briefing nötig? Weil es noch viele andere Punkte gibt, die vor dem Schreiben des Textes geklärt werden sollten. Hier geht es um die Textlänge, die Tonalität und den Stil. Wir klären die Inhalte nochmal im Detail ab und welche (Fach-)Begriffe und Themen unbedingt in den Text hineingehören. Auch die Frage nach dem Adressaten oder Zielkunden und die Botschaft des Textes werden jetzt besprochen. Um den Prozess zu vereinfachen, erhalten Sie vor dem Briefinggespräch von mir eine Liste an Fragen, die wir nach dem Ausfüllen gemeinsam durchgehen.

So entsteht ein Webtext

Das Textgerüst und die Rohfassung

Auf Basis der wichtigsten inhaltlichen Angaben wird das Textgerüst erstellt. Der Text erhält eine inhaltliche Gliederung, die sich an den Stichpunkten aus der Recherche orientiert. Dann werden die vorformulierten Textblöcke zusammengefügt und bearbeitet – gekürzt, zusammengefasst oder weiter ausgeführt.

Strukturierung und Verlinkungen

Es folgt eine Strukturierung des Textes über unterschiedliche Schriftgrößen, Absätze, Aufzählungen, Textmarkierungen wie Fettung oder Kursiv und Zwischenüberschriften. Dies ist nicht nur für eine gute Lesbarkeit auf verschiedenen Endgeräten wichtig, sondern auch für die Suchmaschinenoptimierung. Jetzt werden auch ein paar interne und externe Links eingefügt, um das Ranking zu verbessern.
Worauf es für eine gute Lesbarkeit ankommt, können Sie in meinem Artikel über Online-Redaktion nachlesen.

Bilder und Videos

Bei Bedarf pflege ich nicht nur den Text, sondern auch Bilder, Videos und andere Medien im Backend in den Text oder in eine Seite ein. Auch hier achte ich auf die Kriterien der Suchmaschinenoptimierung.

Suchmaschinenoptimierung und Metadaten

SEO-Kriterien fließen von Beginn an in die Konzeptionierung des Webtextes ein durch die Wahl der Keywords, die Strukturierung des Textes und gegebenenfalls durch die Beschriftung der Bilder. Die Meta-Daten (URL, Titel und Snippet – Beschreibung des Webtextes ) werden verfasst und die URL optimiert, sobald eine passende Überschrift formuliert wurde.

Feintuning für den fertigen Webtext

Die Endredaktion und die Korrekturschleife

Vor Abgabe des Textes lasse ich ihn über Nacht oder zumindest für zwei bis drei Stunden ruhen. Dann schaue ich später mit einem frischen Blick auf den Text, merze noch vorhandene Rechtschreibfehler aus und widme mich dem Feinschliff.
Trotz aller Bemühungen kann es vorkommen, dass in einzelnen Punkten noch Änderungsbedarf besteht. Für solche Fälle gibt es innerhalb von zwei Wochen nach Abgabe des Textes ein bis zwei Korrekturschleifen.

Webtexte aus vorformulierten Textentwürfen

Sie haben die Eckdaten für Ihre Texte bereits zusammengetragen, die Recherche erledigt und möchten Ihre vorformulierten Texte nur noch zu einem Text aus einem Guss zusammenfügen? Senden Sie mir gerne Ihre Unterlagen. Ich formuliere Ihnen einen Text, den Sie zeitnah veröffentlichen können und binde ihn direkt auf Ihrer Website ein. Bei Vorliegen von Keywords berücksichtige ich auch diese und optimiere und strukturiere den Text nach SEO-Kriterien.

VonMaria Squarra

Mit dem DSGVO-Plugin auf der sicheren Seite

Abmahnfalle Datenschutzerklärung –

Viele Einzelunternehmer haben sich mit den Bestimmungen der DSGVO bereits intensiv auseinandersetzt. Wer eine eigene Website unterhält muss bestimmte rechtliche Vorgaben – vor allem im Rahmen der DSGVO – beachten und erfüllen. Werden diese Vorgaben missachtet, drohen Abmahnungen, die im Einzelfall sehr teuer werden können. Lesen Sie hier, wie Sie Abmahnungen hinsichtlich der Datenschutzerklärung mit Hilfe eines DSGVO-Plugins vermeiden können.

(Bildcredit: Pixabay “clause” by geralt 26.02.2019 | Dieser Artikel enthält Werbung für ein Produkt, das ich selber einsetze und gerne weiterempfehle.)

Insbesondere was die Datenschutzerklärung der Website betrifft, herrscht häufig Unklarheit. Es gibt viele hochpreisige Angebote von Rechtsanwälten, die die Erstellung und Prüfung Ihres Impressums und Ihrer Datenschutzerklärung anbieten. Das Budget von Einzelunternehmern oder KMUs ist allerdings häufig begrenzt, so dass viele dazu übergegangen sind, einen Datenschutzgenerator zu verwenden.

Nachteile von Datenschutzgeneratoren

Leider haben Sie damit keine rechtliche Sicherheit. Der Nachteil bei Verwendung der Generatoren besteht darin, dass sie sehr allgemein gehalten sind und Neuerungen, die nach dem 25. Mai 2018 relevant geworden sind, nicht immer aufgegriffen werden. Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass wichtige Einträge übersehen werden, weil das juristische Fachwissen fehlt.

Häufig ist es auch so, dass viele Unternehmer schlichtweg keine Zeit oder den Kopf frei dafür haben, sich ständig um Neuerungen, Aktualisierungen und Modifikationen zu kümmern.

DSGVO-Plugin für WordPress-Websites

Hier bietet ein Plugin für WordPress-Websites Abhilfe. Mit dem Komplettschutz des DSGVO-Plugin können Sie jederzeit eine neue Seite für Ihre Datenschutzerklärung erstellen. Ändert sich etwas – sei es auf Ihrer Website, sei es bei den rechtlichen Anforderungen – können Sie Ihre Datenschutzerklärung einfach mit einem Klick im Backend aktualisieren. So bleibt Ihre Datenschutzerklärung immer aktuell.

Das von mir empfohlene Plugin für die DSGVO-Datenschutzerklärung wurde von Rechtsanwalt Dr. jur. Ronald Kandelhard von easyRechtssicher entwickelt.

Auch ich habe das Plugin auf dieser Website eingerichtet. Einen Eindruck erhalten Sie, wenn Sie die Seite Datenschutzerklärung unter dem Menüpunkt Datenschutz anklicken.

Machen Sie es sich einfach

Einfacher als selber das DSGVO-Plugin einzurichten und kostengünstiger wird es für Sie, wenn Sie bei mir entweder die Betreuung des DSGVO-Plugins buchen oder aber sich gleich für einen Wartungsvertrag für Ihre Website entscheiden. Mit dem Wartungsvertrag decken Sie die gesamte technische Wartung – und bei Bedarf die inhaltliche Wartung – Ihrer Website ab.

Aber auch bei Buchung des DSGVO-Datenschutz-Plugins ohne technische Wartung Ihrer Website können Sie sich darauf verlassen, dass sich die Datenschutzerklärung auf Ihrer Website immer auf dem aktuellsten Stand befindet. Denn Ihre Sicherheit besteht darin, dass die inhaltlichen Modifikationen von easyRechtssicher bzw. dem Rechtsanwalt Dr. jur. Ronald Kandelhard bereitgestellt und von mir im Adminbereich eingepflegt werden.

Den Kopf freihalten

Sie wollen die Datenschutzerklärung Ihrer Website ein für alle Mal aus dem Kopf haben?
Dann buchen Sie jetzt bei mir Ihr sicheres DSGVO-Plugin inklusive Wartung. Ich freue mich, wenn ich Ihnen auf diese Weise die technische Betreuung Ihrer Website abnehmen kann.

VonMaria Squarra

9 Gründe für eine regelmäßige Website-Wartung

Sicherheit und Funktionalität bewahren –

Ihre Firmenseite ist fertiggestellt und Sie haben das Gefühl, der technische Bereich ist abgeschlossen? Sie füllen Ihr Blog regelmäßig mit Content, stehen aber mit der Technik Ihrer WordPress-Website auf Kriegsfuß? Hier ist Vorsicht geboten. Denn wenn Sie die technische Wartung vernachlässigen, läuft Ihre Website Gefahr, unsicher zu werden und Hackern sowie Krypto-Mining Tür und Tor weit zu öffnen.

(Bildcredits: CC0 Pixabay “cog-wheels” by qimono am 2019-02-24)

Vielleicht meinen Sie jetzt, dass Ihre Website zu wenig besucht wird und bisher alles gut gegangen ist. Daher könne man solche Bedrohungen ausschließen. Das stimmt leider nicht. Denn die Sicherheit Ihrer Seite hängt maßgeblich von der Aktualität der technischen Features ab. Oft sieht man erst Monate später, ob die eigene Website gekapert worden ist. Und unter Umständen bekommen Sie es gar nicht mit, wenn Ihre Website im Hintergrund für Krypto-Mining missbraucht wird.

Eine regelmäßige Website-Wartung ist notwendig

Zu einer regelmäßigen Wartung gehören folgende Punkte:

  1. Regelmäßige Backups
  2. Aktualisierung der Plugins
  3. Aktualisierung des Themes und der WordPress-Version
  4. Überprüfung der Plugins
  5. Einrichten neuer Plugins
  6. Einstellungen vornehmen oder aktualisieren
  7. Testen der Website
  8. Sicherheitscheck der Website
  9. Wartung des DSGVO-Plugins bei Bedarf

Vor jeder Aktualisierung: Machen Sie ein Backup

Regelmäßige Backups dienen dazu, im Fall eines Breakdowns Ihrer Seite die Möglichkeit zu schaffen, diese in kurzer Zeit wiederherzustellen. Die Backups, die Ihr Hoster vornimmt, reichen in der Regel nicht aus, um Ihre Website vollständig neu einzuspielen. Daher empfehle ich die Verwendung eines Plugins wie z. B. UpdraftPlus. Noch sicherer ist es, Backups über den FTP-Server vorzunehmen. In der Regel reicht ein wöchentliches Backup über ein Plugin.

Aktualisierung der Plugins

Plugins sind kleine technische Erweiterungen bzw. Zusatzprogramme im Hintergrund, die bestimmte zusätzliche Funktionen für Ihre Website zur Verfügung stellen. Wer mehr darüber lesen möchte, was darunter zu verstehen ist, findet bei Birgit Schultz von Marketing-Zauber einen informativen Artikel über Plugins.

Die Entwickler der Plugins arbeiten ständig daran, diese zu verbessern und Schwachstellen oder Bugs auszumerzen. Diese Schwachstellen von nicht aktualisierten Plugins werden gerne von Hackern genutzt. Nur bei regelmäßiger Aktualisierung ist ein ausreichender Schutz gewährleistet. Die Plugins sollten alle zwei bis drei Tage aktualisiert werden.

Aktualisierung des Themes und der WordPress-Version

Auch an den Themes und den WordPress-Versionen wird ständig gearbeitet, so dass auch hier regelmäßig Aktualisierungen notwendig werden. Eine der jüngsten Aktualisierungen von WordPress hat in den Medien hohe Wogen geschlagen. Mit der Dezember-Aktualisierung wurde ein neuer Editor eingeführt – der Gutenberg-Editor. Beide, die neue WordPress-Version und der Gutenberg-Editor, führten bei vielen Themes zu zum Teil massiven Problemen. Auch waren nicht alle Plugins konform mit der neuen Version. Inzwischen konnten viele ihre Seiten auf die neue WordPress-Version und den Gutenberg-Editor problemlos umstellen.

Lieber ein Backup zuviel als zu wenig

Wichtig zu wissen ist, dass vor den Aktualisierungen immer erst ein Backup der Website ansteht. Dann folgt die Aktualisierung der Plugins, anschließend die Aktualisierung des Themes soweit nötig und erst dann – nach Deaktivierung des jeweiligen Cache-Plugins – die Aktualisierung auf die neue WordPress-Version. Es ist wichtig, diese Reihenfolge einzuhalten, denn es kann z. B. ein nicht aktualisiertes Plugin zu Problemen mit einer neuen Theme-Version führen.

Testen der Website unerlässlich

Bei der Aktualisierung auf WordPress 5 empfehle ich nicht nur, nach jedem Aktualisierungsschritt ein Backup zu machen, sondern zwischendurch auch immer wieder die gesamte Website, also auch Verlinkungen und das Kontaktformular, zu testen. So geht man auf Nummer Sicher und kann bei fehlerhaften technischen Reaktionen schnell reagieren und die Fehlerquelle leicht ausfindig machen.

Der Classic Editor

Wenn Sie Ihre Beiträge in einem Divi- oder Avada-Theme verfasst haben, macht es Sinn, parallel das Plugin Classic Editor zu installieren. So kann man bei der Bearbeitung zwischen der alten Darstellungsweise und dem Gutenberg-Editor wählen.

Prüfen der Plugins

Auch beim Aktualisieren der Plugins macht es Sinn, zwischen all den genannten Schritten in einem anderen Browser auf die Website zu gehen und zu testen, ob die Website vollständig angezeigt wird und alle Funktionen korrekt arbeiten.

Prüfen der Kontaktformulare

Bei Aktualisierung eines Plugins für die Kontaktformulare wie z. B. ContactForm7 müssen hinterher manchmal die Kontaktformulare validiert werden. Hier wird oft vernachlässigt, die Funktion der Kontaktformulare zu überprüfen. Auf diese Weise können wichtige Kontakte und Anfragen verloren gehen.

Die technische Wartung und die Datenschutzerklärung

Statt die Datenschutzerklärung über irgendeinen beliebigen Datenschutzgenerator zu erstellen, empfehle ich die Installation des DSGVO-Datenschutz-Plugins, über das Ihre Datenschutzerklärung im Adminbereich einer Website generiert und automatisch aktualisiert wird.

Vielleicht haben Sie noch keine Datenschutzerklärung, die den neuen Bestimmungen gerecht wird? Kein Problem, über das DSGVO-Datenschutz-Plugin erhalten Sie die volle Sicherheit einer von einem Rechtsanwalt geprüften Datenschutzerklärung. Sprechen Sie mich an, und wir finden gemeinsam die richtige Lösung für Ihre Website.

Buchen Sie einen Wartungsvertrag

Die technische Wartung ist Ihnen zuviel oder zu kompliziert? Sie haben keine Zeit und den Kopf nicht frei dafür? Kein Problem! Sie können einen Wartungsvertrag bei mir buchen.

Bei Buchung eines Wartungsvertrages übernehme ich die regelmäßige Aktualisierung aller notwendigen technischen Funktionen und des DSGVO-Datenschutz-Plugins, so dass Sie sich um nichts mehr kümmern müssen.

Wenn Sie keinen Wartungsvertrag abschließen möchten, können Sie die Lizenz für den Komplettschutz mit DSGVO-Datenschutz-Plugin* auch selbst erwerben oder nur die Wartung des Datenschutz-Plugins buchen.

Ihre Vorteile bei Buchung des DSGVO-Datenschutz-Plugins:

  1. Sie sparen sich die ständige Recherche, ob Ihre Datenschutzerklärung noch auf dem neuesten Stand ist.
  2. Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, ob die Datenschutzerklärung juristisch richtig formuliert ist.
  3. Sie können sicher gehen, dass alle wichtigen Aspekte enthalten sind.
  4. Sie sparen Zeit und Energie, die Sie für andere wichtige Aufgaben benötigen.

Ihre Vorteile bei Buchung des Wartungsvertrags:

  1. Ihre Website ist technisch immer auf dem aktuellsten Stand.
  2. Ihre Website erhält einen optimalen Schutz vor Hackern.
  3. Die einzelnen Elemente und Funktionen Ihrer Website arbeiten stimmig zusammen.
  4. Sie profitieren von den neuesten Einstellungen.
  5. Und das Allerbeste: Sie müssen sich nicht darum kümmern.

Mein Angebot

Technische Wartung für eine Website: 59 Euro netto monatlich im Abo.

Technische und inhaltliche Wartung für eine Website: 169 Euro netto monatlich im Abo.

Technische und inhaltliche Wartung für eine Website plus ein Blogartikel à ca. 500 Wörter 315 Euro monatlich im Abo.

*Affiliate-Information: Bei diesem Angebot ist ein Affiliate-Link hinterlegt. Damit bekomme ich bei einer Buchung eine kleine Provision. Der Preis ist für den Käufer unverändert.

VonMaria Squarra

Mehr Erfolg über soziale Netzwerke

Wie Sie eine erfolgreiche Internetpräsenz in den sozialen Netzwerken aufbauen –

Erstellen Sie Ihre digitale Visitenkarte und eine erfolgreiche Internetpräsenz über Ihr Unternehmensblog und die sozialen Netzwerke. Wichtig ist hier, dass Ihre Unternehmensseiten und Profile in den sozialen Netzwerken optimal aufgestellt sind.

Sie verfügen über ein XING-Profil, aber möchten gerne auch bei LinkedIn gesehen werden? Sie haben bereits ein Instagram-Profil und möchten dies jetzt beruflich nutzen, um mehr Reichweite zu erzeugen und mehr Kunden anzuziehen?

Vielleicht sind Sie sehr gut in der analogen Welt vertreten und möchten endlich Ihren digitalen Auftritt realisieren und damit auch in den Sozialen Medien als Experte wahrgenommen werden?

Ihre Profile befinden sich trotz Ihrer langjährigen beruflichen Erfahrungen im Schlummerzustand? Mehr als Name, Berufsstand und Eintrittsjahr erfährt man nicht über Sie?

In diesem Artikel erkläre ich, wie Sie Ihre digitale Visitenkarte über soziale Netzwerke und einen Blog erstellen können.

Welches soziale Netzwerk kommt für Sie in Frage?

Als ersten Schritt gilt es zu überlegen, welche Netzwerke oder Plattformen zu Ihnen und zu Ihrem Unternehmen passen. Je nach Zielgruppe oder Unternehmen können dies ganz unterschiedliche Plattformen sein.

Während zum Beispiel für Künstler, Fotografen und Reiseunternehmen Instagram oder Pinterest die Plattform der Wahl ist, wird ein Unternehmensberater oder Steuerberater eher XING oder LinkedIn wählen. Für Coaches zum Beispiel kann auch Facebook ein ideales Netzwerk für Kundenansprache, -gewinnung und –bindung darstellen. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten und Wege.

Unterschiedliche Kriterien je nach sozialem Netzwerk

Auch bei der Profilerstellung gilt es, je nach Netzwerk ganz unterschiedliche Kriterien zu beachten. Dazu gehören:

  1. Titelbild
  2. Profilfoto oder Logo
  3. Headertext bei LinkedIn oder die Visitenkarte bei XING
  4. Impressum und Verlinkung auf die eigene Webseite
  5. Berufserfahrung, Ausbildung und andere Informationen
  6. Hashtags und Schlagwörter
  7. Fanpage, Unternehmens-, Auftraggeber- und Fokusseiten

Titelbild und Profilfoto

Das Titelbild hat in jedem Netzwerk eine andere Größe. Das Titelbild kann zum Beispiel Motive Ihres Arbeitsplatzes oder das Unternehmensgebäude zeigen. Ich unterstütze Sie in der Wahl des Titelbildes, seiner Größe und nehme kleine Bearbeitungen vor, wie zum Beispiel einen Overlay in Form eines Schriftzugs.

Auch Ihr Logo und Ihr Profilfoto benötigen je nach Netzwerk bestimmte Größen und Abmessungen. Letzteres sollte möglichst aktuell sein.

Oft vernachlässigt: SEO und Keywords in sozialen Netzwerken

Der Headertext, die Visitenkarte und das Profil bzw. die Unternehmensseiten im Ganzen sollten die richtigen Keywords enthalten. Ein Profil, das den SEO-Kriterien entspricht, erhält nicht nur im eigenen Netzwerk, sondern auch bei Google ein höheres Ranking und wird dadurch besser gefunden. Hier unterstütze ich Sie mit meiner Erfahrung und den richtigen Tools.

Ganz wichtig: Impressum und Datenschutzerklärung

Das Impressum und die Datenschutzerklärung sollte man so verlinken, dass in zwei Schritten oder zwei Klicks darauf zugegriffen werden kann. Der Eintrag des Impressums wird bei jedem Netzwerk in anderer Form realisiert. Gerne unterstütze ich Sie bei der Erstellung eines Impressums und der Datenschutzerklärung für das jeweilige soziale Netzwerk und weise Sie darauf hin, in welcher Form Sie rechtliche Fallen umschiffen und vermeiden können. Eine Rechtsberatung darf ich nicht durchführen; diese ist Rechtsanwälten vorbehalten.

Optimale Profilangaben in den beruflichen sozialen Netzwerken

Auch bei der Darstellung der Berufserfahrung und der Ausbildung gilt es, bestimmte Regeln und Aspekte zu beachten, die je nach sozialem Netzwerk variieren können.

Sie vermarkten sich bei XING als Coach? Dann interessiert es niemanden, ob Sie mal eine Ausbildung zum Versicherungsmakler gemacht haben. Sie möchten bestimmte berufliche Stationen aufnehmen und fragen sich, wie das elegant und zielgruppenoptimiert umgesetzt werden kann? Ich optimiere Ihre Berufserfahrung und Ihre Qualifikationen passend zu Ihrem beruflichen Auftritt und Portfolio.

International auftreten: Profile in zwei Sprachen

Viele wünschen sich ein Profil in Deutsch und Englisch und vermischen beide Sprachen. Im Headertext Deutsch, bei den beruflichen Stationen Englisch und weiter unten, bei den Informationen zu den Qualifikationen wieder alles in Deutsch. Da stellt sich die Frage, wer angesprochen werden soll. Bei konsequenter Verwendung von Keywords auf dem eigenen Profil macht es keinen Sinn, deutsche und englische Begriffe zu mixen. Ganz im Gegenteil.

Wer international unterwegs ist, hat zum Beispiel bei LinkedIn die Möglichkeit, mehrere Sprachen zu verwenden, aber man sollte sich für eine Sprache pro Profil entscheiden und ein zweites Profil in der anderen Sprache anlegen. Ein Profil, das beide Sprachen mischt, ist nicht gut für Ihre Reichweite und Auffindbarkeit. Auch hier unterstütze ich Sie und übersetze Ihre deutschen Profilangaben ins Englische.

Bei Facebook gibt es die Möglichkeit, durch bestimmte Voreinstellungen Beiträge in unterschiedlichen Sprachen anzulegen. Je nach Sprache, die ein User für sein eigenes Profil verwendet, wird ihm der gleiche Beitrag in der jeweilig passenden Sprache angezeigt.

Was sind Hashtags?

Sind Hashtags für Sie so etwas wie ein Buch mit sieben Siegeln?

Aus manchen Netzwerken sind Hashtags nicht wegzudenken und wichtiger Bestandteil des Netzwerkens. Dazu gehören insbesondere Instagram und Twitter.

Hashtags werden mit einer Raute (#) vor dem Suchbegriff versehen. Sie suchen zum Beispiel alle Einträge bei Instagram zu einem bestimmten Thema im Bereich Kunst und geben den Begriff #mixedmedia ein, dann werden Ihnen Beiträge von unterschiedlichen Usern zu dem Thema gezeigt.

Auf Twitter ermöglichen Hashtags zusätzlich, bei Events eine Verbindung zu anderen Teilnehmern herzustellen und dadurch die eigene Bekanntheit zu steigern.

Wozu Unternehmens- und Fokusseiten in sozialen Netzwerken?

Nutzen Sie unbedingt auch die Portfolioseite bei XING, die Unternehmensseiten, Fokusseiten und Auftraggeberseiten, die Ihnen zum Teil kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Auch diese erhöhen Ihre Auffindbarkeit und Ihre Reichweite.

Bei Facebook kann man in Verbindung mit dem persönlichen Profil eine kostenlose Unternehmensseite bzw. Fanpage einrichten und je nach Unternehmensschwerpunkt unterschiedliche Einstellungen vornehmen.

Bei XING gibt es im eigenen Profil die Möglichkeit, ein Portfolio zu erstellen. Zusätzlich kann man Unternehmensseiten und Auftraggeberseiten erstellen sowie weitere kostenpflichtige Features buchen.

LinkedIn bietet kostenlose Unternehmensseiten und damit verbundene Fokusseiten an, wobei mehrere Fokusseiten erstellt werden können. Diese dienen dazu, eigene Angebote und Blogartikel zu veröffentlichen und zu bewerben.

Insbesondere XING und LinkedIn werden gerne als Suchmaschinen genutzt. Mit Ihrer Unternehmens- oder Fokusseite präsentieren Sie nicht nur Ihr Unternehmen oder Ihr Angebot in optimaler Weise, sondern erhöhen auch Ihr Ranking.

Homepage oder Blog als Basis für eine Social-Media-Strategie

Es ist möglich, Profile ohne eigene Homepage oder eigenen Unternehmensblog zu erstellen. Wenn Sie aber nicht nur über Ihre Profile gefunden werden, sondern auch über das Posten von Inhalten Bekanntheit, Expertenstatus und Reichweite erzielen wollen, dienen Ihr Blog oder Ihre Homepage als Basis für Ihren Content.

Von hier können Sie unterschiedliche Beiträge in alle Netzwerke posten. Ein weiterer Vorteil ist, dass sich die Inhalte in Ihrem persönlichen Besitz befinden und nicht auf die Netzwerke übergehen. Ändert ein Netzwerk seine Struktur oder nimmt technische Änderungen vor, kann es passieren, dass Ihre sorgsam kuratierten und veröffentlichen Inhalte ins digitale Nirwana verschwinden.

Um dem vorzubeugen, empfehle ich, ein Blog oder eine Firmenhomepage als Basis für eine mögliche Social Media Kampagne zu legen.

Sobald Sie Ihre Profile und Ihr Blog erstellt und optimiert haben, ist eine gute Basis gelegt, um im nächsten Schritt Inhalte festzulegen und regelmäßig im Rahmen einer Social Media Strategie zu veröffentlichen. Wie eine solche Social Media Strategie erarbeitet wird und aussehen kann, können Sie hier nachlesen.

VonMaria Squarra

5 Gründe, einen Online-Redakteur zu buchen

Anforderungen an Online-Texte –

Um Erfolg mit einer Social Media-Kampagne oder mit einem Corporate Blog zu erzielen, sollten vorhandene Texte und Fotos an die Anforderungen von Online-Texten angepasst und kanalspezifisch aufbereitet werden. Bei ihrer Verbreitung in den sozialen Netzwerken macht es Sinn, bestimmte Zeitfenster zu nutzen, wenn die meisten User online sind. Ein Online-Redakteur unterstützt Ihre PR-Abteilung bei der Umsetzung der neuen Anforderungen.

(Bildcredit: CC0 StockSnap 3DLZS7FV0P von rawpixel.com am 09.07.2017)

Die Veränderungen, die die digitale Transformation mit sich bringt, stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Vor allem, wenn es darum geht, die Online-Präsenz in den sozialen Netzwerken zu etablieren, herrschen viele Vorurteile.

Viele sind der Meinung, dass eine Social Media-Kampagne, eine Firmenhomepage oder ein Corporate Blog in relativ kurzer Zeit zu machen sind. Warum sollte es nicht möglich sein, vorhandene Publikationen, Videos und Fotos der PR-Abteilung zu verwenden und einfach auf der Homepage oder einer Facebook-Firmenseite zu posten? Haben wir nicht noch diese schönen hochformatigen Bilder mit Herrn K und Frau Z, die Fotograf X zum Event Y damals gemacht hat? Die Rede des Geschäftsführers vor sechs Monaten, die kann man doch auch noch nehmen? Wenn man auf diese Weise vorgeht, kann man viele Fehler machen, die sich vermeiden lassen.

Warum diese Vorgehensweise zwar möglich ist, aber nicht die Aufmerksamkeit der Leser bindet, liegt an verschiedenen Faktoren:

  1. Leseverhalten
  2. verfügbare Zeit
  3. Interesse
  4. Textaufbau
  5. SEO und Keywords

Leseverhalten online gegenüber Printtexten

Das Leseverhalten bei Printtexten unterscheidet sich in mehrfacher Hinsicht von dem bei Online-Texten. Die meisten User gehen ins Internet über ihr mobiles Endgerät. Im Vergleich zum Desktop oder zu einem Printmagazin ist der Bildausschnitt eines Smartphones relativ klein und macht nur kurze Textabschnitte sichtbar. Um den ganzen Text lesen zu können, muss gescrollt werden.

Die Leser haben oft nur kurze Zeitabschnitte zur Verfügung, um sich im Internet zu informieren. Sie wollen daher gleich im ersten Absatz erkennen, ob der Text interessant oder von Nutzen für sie ist. Nur wenn das Interesse geweckt werden konnte, wird weiter gescrollt. Dieser erste Absatz muss daher so gestaltet werden, dass der Leser mit einem Blick die Relevanz des Artikels erkennen kann.

Anforderungen an Online-Texte

Auch der restliche Text, der den größten Teil des gesamten Artikels ausmacht, sollte in Abschnitte und Zwischenüberschriften unterteilt werden. So kann sich der Leser in kurzer Zeit die Textabschnitte zum Lesen herauspicken, die ihm einen Nutzen bringen.

Damit diese Texte von Google gefunden werden, achtet der Online-Redakteur darauf, dass der gesamte Text, d.h. insbesondere die Überschrift, der erste Absatz und die Zwischenüberschriften, Keywords enthält und SEO-optimiert wird.

Artikel mit Text und Bild können nicht einfach in jedem Netzwerk ohne Nachbearbeitung gepostet, sondern müssen kanalspezifisch aufbereitet werden. Dies heißt zum Beispiel, dass die Länge des Textausschnitts und die Bildformate stimmen müssen.

Diese Aufzählung beschreibt nur oberflächlich die Anforderungen an Online-Texte. Es kommen noch andere Faktoren hinzu, wie z.B. in welchem Netzwerk und/oder auf welcher Plattform der Text veröffentlicht werden soll. Des Weiteren gilt es, das richtige Foto- oder Videoformat zu wählen und rechtliche Fragen z. B. bezüglich der abgebildeten Personen zu klären.

Reichweite entwickeln durch regelmäßiges Posten

Um Reichweite und Bekanntheit zu erzielen, sollten Beiträge, Fotos und Videos in einem bestimmten Rhythmus und regelmäßig bis zu mehrere Male pro Woche online gestellt werden. Es gibt Zeiten im Verlauf eines Tages und einer Woche, während der die User vermehrt online gehen. Das Userverhalten lässt sich messen, so dass man das eigene Vorgehen anpassen kann.

Content Curation und Monitoring des Userverhaltens

Dies erfordert regelmäßige Content Curation durch den Online-Redakteur, d. h. Sichtung von geeignetem Material und von passenden Inhalten. Monitoring Tools helfen dabei zu analysieren, welche Inhalte die Besucher der eigenen Seite bevorzugen, welche Inhalte sie bei der Konkurrenz suchen und wie die Entwicklung des Nutzerverhaltens aussieht.

Die anfangs erwähnten, bereits vorhandenen Inhalte und Medien sind dabei nicht nutzlos geworden, sondern werden aufbereitet und in eine neue, an den Zielkanal angepasste Form gebracht. Die Zusammenarbeit mit der PR-Abteilung, die diese Inhalte liefert, ist unerlässlich.

Als Virtuelle Assistentin und Online-Redakteurin mit langjähriger Berufserfahrung begleite ich gerne Ihr Unternehmen in diesem Prozess.

VonMaria Squarra

Wozu dient eine Social-Media-Strategie?

Wie eine passende Social-Media-Strategie Ihr Unternehmen erfolgreicher macht.

Die richtige Social-Media-Strategie verbunden mit zum Produkt passendem Content erhöht die Reichweite in sozialen Netzwerken und verbessert die Reputation Ihres Unternehmens.

Als Virtuelle Assistentin und Social Media Managerin entwickele ich eine zu Ihren Unternehmenszielen passende Social Media-Strategie unter Berücksichtigung vorhandener Ressourcen, der Zielgruppe, der Wettbewerbssituation und der Kundenresonanz. Dabei verwende ich verschiedene Analyse- und Monitoring-Tools. Des Weiteren recherchiere und kuratiere ich geeigneten Content und pflege ihn in den Blog oder die relevanten Netzwerke ein.

Warum Social Media wichtig ist

Social Media sind für manche noch immer ein rotes Tuch, ein unüberschaubares Gebiet oder überflüssiger Schnickschnack. Für andere sind sie ein unverzichtbarer Teil der digitalen Transformation, Plattform für Expertise und Möglichkeit, die Reichweite des Unternehmens im Web zu steigern.

Ob Facebook oder Twitter, Instagram oder Pinterest, WhatsApp oder Snapchat, Xing oder LinkedIn, für jedes Unternehmen und jede Zielgruppe gibt es geeignete Plattformen und Netzwerke. Hier können Sie das Know-How Ihres Unternehmens präsentieren, den Kontakt pflegen zu Bestandskunden, in Dialog treten mit potentiellen Kunden, über Neuigkeiten berichten und immer in Kontakt bleiben mit den aktuellen Strömungen am Markt.

Was kann ich als Social Media Managerin dabei für Sie tun?

Die Wahl der richtigen Netzwerke, das Ausarbeiten einer Strategie, die Erstellung von Content und die Pflege vorhandener Kanäle – all dies erfordert Kapazitäten und Zeit. Zeit, die Ihnen für andere Aufgaben und Herausforderungen fehlt. Kapazitäten, die Sie und Ihr Unternehmen im Moment nicht freisetzen können oder möchten und mit Kosten verbunden sind, die Sie eventuell scheuen.

Hier komme ich mit meinem Angebot ins Spiel

Als freiberufliche Social Media Managerin entwickele ich für Sie und Ihr Unternehmen eine passgenaue Social-Media-Strategie und setze diese in acht Schritten für Sie um, ohne dass Sie eine neue Stelle schaffen müssen.

Wie sieht eine Social-Media-Strategie aus?

1. Zunächst analysiere ich Ihre Webpräsenz. Wie sind Sie vertreten? Verfügen Sie über ein Corporate Blog? Gibt es bereits eine Fanpage bei Facebook? Verfügt Ihre Firma über Profile bei Instagram oder Pinterest, Xing und LinkedIn oder Twitter?
2. Wer gehört zu Ihrer Zielgruppe? Wir konkretisieren Ihre Zielgruppe und definieren sie bei Bedarf neu.
3. Darauf folgt die Prüfung der Wettbewerbssituation. Wie sieht der Markt aus? Wie platziert sich Ihre Konkurrenz und wie ist sie im Web vertreten? Was oder wen können Sie sich zum Vorbild nehmen? Was machen Sie oder Ihr Unternehmen besser?
4. Es stellt sich hier auch die Frage, wie über Ihr Unternehmen oder Ihr Produkt gesprochen wird. Handelt es sich um ein Nischenprodukt, das noch bekannt gemacht werden muss, oder befinden Sie sich schon länger am Markt, verfügen allerdings noch nicht über die gewünschte Reichweite und Kundenresonanz?

Analyse und Monitoring

5. Hier hilft die S.W.O.T.-Analyse weiter. Dabei werden die Stärken und Schwächen Ihres Unternehmens den Chancen und Risiken auf dem Markt gegenüber gestellt.
6. Analyse-Tools ermöglichen es, Zahlen und Entwicklungen quantitativ auszuwerten. Dabei werden beispielsweise Likes, Shares, Re-Tweets und Downloads erfasst. Auch Fans und Follower, die Anzahl von Besuchern, sowie Anfragen, Kommentare und Bewertungen werden mit Hilfe der Tools analysiert.
7. Mit Monitoring-Tools werden fortlaufend relevante Themen und Zielgruppen-spezifische Inhalte sichtbar gemacht. Für welche Inhalte interessieren sich Ihre Kunden? Wichtige Fragen sind auch: Wie ticken sie? Auf welchen Kanälen sind sie unterwegs?
8. Nachdem diese Faktoren deutlich gemacht wurden, erstelle ich für Sie eine auf Ihr Unternehmen und Produkt passgenau abgestimmte Social Media-Strategie. Die Strategie im Social Web kann durch Offline-Aktionen ergänzt werden.

Welcher Content eignet sich?

Der dabei eingesetzte Content reicht von Fotos, Blogartikeln, Facebookposts und Livevideos bis hin zu Instagram-Stories und hat dabei folgende Ziele:

1. Ihr Unternehmen von seiner besten Seite zu zeigen,
2. die Aufmerksamkeit der Kunden zu gewinnen und
3. ihre Kaufbereitschaft zu fördern.

Der Content spiegelt Ihr Unternehmen wider, Ihre Unternehmenswerte und –philosophie und ist die Visitenkarte Ihrer Marke.

Beispiele:

Als Wirtschaftsprüfer verfolgen Sie eine langfristige Strategie. Sie überzeugen Ihren Kunden mit aktuellen Artikeln aus Ihrem Fachbereich, die einen Nutzen für den Kunden mitbringen. Mit der Zeit bauen Sie dabei nicht nur Ihren Expertenstatus aus, sondern erlangen das Vertrauen Ihrer Kunden in Ihre Kompetenz. Auf diese Weise erhöhen Sie bei positivem Feedback Ihre Reichweite und binden Ihre Kunden an Ihr Unternehmen.

Andere Unternehmen brillieren mit Fotografien und Bildfolgen ihres Produktes und mit Videos seiner Anwendungsbereiche. Zusammen mit werbewirksamen Texten wird die Reichweite erhöht, die Bekanntheit gesteigert und neue Kunden generiert.

Es wird deutlich, dass immer individuelle Lösungen gefragt sind. 08/15-Strategien laufen ins Leere.

Wie setze ich den Content für Sie um?

1. Ich recherchiere oder kreiere den passenden Content und bereite ihn kanalspezifisch auf.
2. Dabei sorge ich dafür, dass die Inhalte regelmäßig veröffentlicht und in den geeigneten Netzwerken verbreitet werden, um die Reichweite Ihres Unternehmens oder Produktes zu steigern.
3. Bei Kundeninteraktion in den verschiedenen Kanälen unterstütze ich Sie bei der Kommunikation mit dem Kunden und manage eventuelle Krisensituationen.
4. Auch das Betreuen und Moderieren von Gruppen bei Facebook, Xing und LinkedIn gehört zu meinem Aufgabenbereich.
5. Gerne übernehme ich den Aufbau und die Pflege Ihres Corporate Blogs, der die Basis für Ihre Social Media-Kampagne darstellt.

Eine langfristige Planung führt zum Erfolg

Wie man sich denken kann, reichen einmalige Aktionen kaum aus, um dauerhaft Expertise zu zeigen und Reichweite zu erzielen. Erst die passende, langfristig angelegte Strategie gemeinsam mit für den User interessantem und aktuellem Content ermöglichen es mit der Zeit und mit etwas Geduld, die gesetzten Ziele zu erreichen und Ihr Unternehmen auf ein höheres Level zu heben.

Gerne nehme ich Ihnen die nötigen Schritte im Rahmen einer Social Media-Strategie ab, so dass Sie mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft und Ihre Projekte freisetzen können.

(Bildcredit: CC0 ABSFreePic.com, “Start-up-people” by James, 08.07.2017)