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Wie funktioniert eine digitale Zusammenarbeit?

Ein Blick hinter die virtuellen Kulissen –

Themen wie digitale Transformation oder New Work sind zwar für viele kein Fremdwort mehr. Aber wenn es um die Umsetzung von neuen Formen der Zusammenarbeit geht, scheinen sich etliche Hürden aufzutürmen. So können sich viele eine Zusammenarbeit mit Freelancern oder Mitarbeitern nur vor Ort vorstellen, sei es in der Firma, im Büro oder in der Agentur. Wie eine digitale Zusammenarbeit aussehen kann, wenn Aufgaben von einem Remote Worker oder einem ortsungebunden arbeitenden Freelancer übernommen werden, erläutere ich im folgenden Artikel.

In der digitalen Zusammenarbeit mit Freelancern, Mitarbeitern oder Kollegen, die im Homeoffice oder in Coworking Spaces arbeiten, ergeben sich häufig die gleichen Fragen:

  1. Wie werden die Arbeitszeiten kontrolliert?
  2. Wie wird der Arbeitsfortschritt dokumentiert?
  3. Wie funktioniert der Austausch von Dokumenten?
  4. Was ist mit der Schweigepflicht?
  5. Geht das alles auch DSGVO-konform?
  6. Wie laufen Besprechungen ab?

Um diese Fragen zu beantworten, stelle ich in meinem Artikel verschiedene Tools und Software vor, die die digitale Zusammenarbeit mit einem ortsungebunden arbeitenden Freelancer ermöglichen und vereinfachen.

Erfassung der Arbeitszeiten bei digitaler Zusammenarbeit

Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass Menschen, die im Homeoffice arbeiten, in der Regel effektiver arbeiten und dadurch produktiver sind als die Kollegen im Büro vor Ort. Aber es fällt vielen Kunden schwer, das Vertrauen in die Ehrlichkeit des Freelancers zu setzen. Der Kunde möchte schließlich nicht die Freizeit des Freelancers bezahlen.

Daher macht es je nach Tätigkeit durchaus Sinn, die Arbeitszeit zu messen und ins Verhältnis zur erbrachten Leistung zu setzen. Eine Ausnahme besteht natürlich dann, wenn Aufträge erstellt werden mit einem bestimmten Leistungsumfang und Zeitkontingent, die von beiden Seiten – dem Kunden und dem Freelancer – bestätigt und eingehalten werden müssen.

Beispiel Toggl-Report

Zeiterfassung mit Toggl

Möchte man also die Zeit erfassen, so stehen verschiedene Tools zur Verfügung. Ich persönlich arbeite schon sehr lange mit Toggl. Hier kann ich verschiedene Kundeneinträge anlegen, unterschiedliche Projekte und Aufgaben erfassen und auch Teams festlegen. Den Projekten können unterschiedliche Farben zugeordnet werden. Die Kalenderfunktion ermöglicht es mir, einzelne Tage, Wochen, Monate oder das ganze Jahr auszuwerten.

Dazu erstellt das Tool Reports, d.h. Berichte, die alle genannten Merkmale enthalten. Die Auswertung kann in Listenform dargestellt werden. Die Liste wird ergänzt durch ein Kreisdiagramm, das die zeitliche Verteilung der Projekte in Form von farbigen Segmenten anzeigt. Die Ergebnisse dienen mir

  • zur Kontrolle der benötigten Zeit für meine Aufträge,
  • zur Dokumentation der Zeiten für den Tätigkeitsnachweis oder
  • zur Erfassung der Zeiten, die ich für andere Tätigkeiten, wie zum Beispiel das Marketing benötige.

Die gute alte Excelliste

Auch altbekannte und bewährte Software wie Excel kommen in meiner Tätigkeit zum Einsatz. Excel verwende ich zum Beispiel für Tätigkeiten, wo ein Tätigkeitsnachweis erwünscht oder notwendig ist. Hier erstelle ich auf der Grundlage der in Toggl erfassten Zeiten einen Überblick über die Art der Tätigkeiten und die Anzahl der aufgewendeten Stunden.

Excel oder das Google-Pendant Google Sheets kommt auch für Redaktions- oder Contentpläne zum Einsatz. In der digitalen Zusammenarbeit mit Kunden bevorzuge ich inzwischen Google Sheets, weil diese zusammen mit dem Kunden unabhängig von Ort oder Zeit bearbeitet werden können.

Austausch von Dokumenten und Dateien – Dropbox, Google Drive und OneNote

Infos und Dokumente in kleinerem Umfang können per E-Mail versendet werden. Geht es um den Austausch von umfangreicheren Dokumenten und Dateien, so bietet es sich an, einen der vielen Cloud-Anbieter zu wählen. Ein Beispiel für solche Dateien sind Backups von Websites, die in der Regel zu groß sind, um per E-Mail versendet werden zu können. Hier arbeite ich überwiegend mit Dropbox, Google Drive und OneNote. Für den unkomplizierten Versand von Bildern und großen Dateien kommt darüber hinaus das Tool WeTransfer zum Einsatz.

Geht es um sensible Daten wie z. B. personenbezogene Daten, so müssen die Bestimmungen der DSGVO beachtet werden. Die genannten Clouds sind nur eingeschränkt geeignet für die Speicherung solcher Daten. Hier besteht die Möglichkeit, über das Tool Boxcryptor einzelne Dateien und Ordner so zu verschlüsseln, dass der Datentransfer DSGVO-konform abgewickelt werden kann.

Kommunikation via E-Mail, Videotelefonie und Messenger

Da ich mehrere E-Mail-Adressen meiner Kunden verwalte, kommen unterschiedliche E-Mail-Programme zum Einsatz. Dazu gehören insbesondere Outlook und Gmail.

Außer der Kommunikation über E-Mail oder Telefon besteht die Möglichkeit, über die Videotelefonie Kontakt aufzunehmen. Dazu verwende ich Skype, Zoom, Hangout und ähnliche Programme. Zoom verwende ich auch gerne für Workshops, wenn ich zum Beispiel meinen Kunden meine Arbeit am Bildschirm erklären möchte. Hierfür gibt es eine Funktion mit der Bezeichnung „Bildschirmfreigabe“, die dem Gesprächspartner die Möglichkeit bietet, auf meinem Monitor verschiedene Schritte zu verfolgen.

Mit Kunden, die schnelle Chatfunktionen schätzen, tausche ich mich über Slack aus. Die Kommunikation über den Messenger oder über WhatsApp ist nicht DSGVO-konform und kommt daher für die Kundenkommunikation nicht in Frage. Eine Ausnahme stellen Marketingstrategien dar, die den Messenger oder WhatsApp miteinbeziehen. Dazu gehören zum Beispiel Newsletterkampagnen.

Umgang mit Passwörtern bei digitaler Zusammenarbeit

Für manche Tätigkeiten benötige ich einen Zugang zu Software, zu einem E-Mail-Account oder zum Adminbereich eines Social Media Accounts, einer Website oder eines Hosters. Viele Kunden stellen mir ihre Zugänge zur Verfügung oder richten einen Administratorzugang ein. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, einen Passwortmanager wie LastPass zu verwenden, um so die direkte Ausgabe von Passwörtern zu umgehen.

Vorgehensweise bei digitaler Zusammenarbeit

Die digitale Zusammenarbeit mit Ihnen kann unterschiedlich ablaufen. In der Regel entsteht ein Erstkontakt über meine Website, über XING, LinkedIn oder Facebook und dann per E-Mail. In einem ersten, kurzen Telefonat werden die Aufgabengebiete abgeklärt. Für manche Kunden schreibe ich Aufträge, bei anderen kommt es zu Tätigkeiten, die stundenweise erfasst und abgerechnet werden. Sobald der Tätigkeitsbereich feststeht, nehme ich die Arbeiten in Angriff.

Sind die Aufgaben sehr komplex, so dass man leicht den Überblick verlieren kann, verwende ich das web-basierte Projektmanagement-Tool Trello. Hier ist es möglich, auf sogenannten Boards gemeinsam mit anderen Teammitgliedern Listen zu erstellen. Diese können beliebig bearbeitet werden und mit Checklisten, Anhängen, Links, Fotos und Fristen versehen werden.. Auch hier biete ich bei Interesse einen Skype- oder Zoomworkshop zur Einarbeitung an.

AGB und Verträge

Ob man Verträge für die digitale Zusammenarbeit braucht oder nicht, kommt auf den Tätigkeitsbereich an. Einfache Vereinbarungen und Aufträge können per E-Mail abgewickelt werden. Eine Abmachung per E-Mail kann mit einer vertraglichen Vereinbarung gleichgesetzt werden.

Mit meinen AGB stecke ich einen bestimmten Rahmen für die Zusammenarbeit fest. Diese AGB sende ich bei Bedarf und auf Anfrage zu. Ich verfüge über AGB für Virtuelle Assistenz, AGB für Webdesign sowie AGB Wartung für Websites. Darüber hinaus biete ich je nach Bedarf noch einen Vertrag über freie Mitarbeit, eine Verschwiegenheitserklärung, eine Haftungsvereinbarung und einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag an. Letzterer kommt insbesondere dann zur Anwendung, wenn personenbezogene Daten, wie Kundendateien oder Adresslisten ins Spiel kommen.

Fazit

Im Rahmen einer virtuellen oder digitalen Zusammenarbeit kommt eine Vielzahl von Tools zum Einsatz. Diese Tools helfen dabei, die Arbeitsabläufe reibungslos zu gestalten und die Kommunikation zu vereinfachen. Haben Sie Fragen dazu? Gerne arbeite ich Sie im Rahmen eines Workshops in die Funktionen der Tools ein.

Neue Features für Facebookgruppen

Netzwerken
CC0 Pixabay “Networks” by geralt 12.02.2019

Diese Neuerungen waren überfällig

Facebook nimmt ständig technische Änderungen vor – mal zum Nutzen der User, mal zur Verärgerung der User. Manche der neuen Features für Facebookgruppen waren meiner Meinung nach schon lange überfällig. Jetzt wurden sie innerhalb des “Community Summits” angekündigt: viele wirklich nützliche Neuerungen, die Admins die Arbeit in und mit Facebookgruppen sehr erleichtern.

Das sind die neuen Features für Facebookgruppen:

  1. Stumm schalten von unangenehmen Gruppenmitgliedern
  2. Feedback zu unerwünschten Beiträgen
  3. Neue Optionen zum Formatieren von Posts
  4. Unternehmen agieren als Mitglieder
  5. Suchfunktion für Mitgliederanfragen
  6. Transparenz über die “Admin Activities”

Stummschalten von unangenehmen Gruppenmitgliedern

Mit dieser Funktion hat man jetzt die Möglichkeit, auf elegante Weise unangenehmen Gruppenmitgliedern eine Warnung zu geben. Mitglieder, die sich nicht an die Gruppenregeln halten, durch unhöfliches Verhalten auffallen oder massiv Eigenwerbung betreiben, können 12 Stunden bis zu einer Woche stumm geschaltet werden. Während dieses Zeitraums können diese Mitglieder nicht mehr aktiv kommunizieren.

Feedback zu unerwünschten Beiträgen

Manchmal kommt es vor, dass Beiträge in der eigenen Gruppe gesperrt werden müssen. Dies gilt sowohl für Kommentare als auch für Posts. Beim Sperren der Beiträge hat man die Wahl aus drei Kategorien:

  • Be kind and Courteous
  • No Hate Speech or Bullying
  • Not Promotions or Spam

Neue Optionen zum Formatieren von Posts

Beim Erstellen von Posts können jetzt Zwischenüberschriften, Listen und auch Zitate eingebaut werden. Dadurch kann ein Post das Format eines Blogbeitrags annehmen. Dieses Feature ermöglicht es zum Beispiel, Ankündigungen ansprechender und leicht lesbar zu gestalten.

Unternehmen agieren als Mitglieder

Unternehmen können jetzt wie normale Mitglieder einer Gruppe beitreten und dort agieren. Dieses neue Feature wird die Unternehmer freuen, die ihr privates Profil gerne von ihrem Businessprofil trennen möchten.

Suchfunktion für Mitgliedsanfragen an Facebookgruppen

Die neue Suchfunktion ermöglicht es, einzelne Mitgliederanfragen schneller zu finden. Das Feature ist besonder praktisch, wenn die Gruppe schnell wächst, zum Beispiel im Rahmen einer Challenge.

Transparenz über die “Admin Activity”-Übersicht

Mit diesem Feature erhaltet ihr mehr Transparenz über die Aktivitäten der anderen Admins eurer Gruppe. Die Übersicht “Admin Activity” zeigt euch die verschiedenen Aktivitäten und Kommentare und bietet eine Listendarstellung und eine Kalenderfunktion für die Suche an.

Geduld ist gefragt

Wie immer werden die Neuerungen nach und nach ausgerollt. Da heißt es, geduldig sein. Einige Neuerungen werden in den nächsten Wochen in einigen Gruppen bereits als Test angeboten. Die neuen Features werden die Arbeit der Gruppeninfos wesentlich vereinfachen.

10 und mehr Fakten über mich, die Sie noch nicht wussten

Es gibt viele unterschiedliche Möglichkeiten, sich in der digitalen Welt zu zeigen. Normalerweise gebe ich in den sozialen Netzwerken nur wenige private Dinge über mich preis. Der Blogbeitrag einer guten Kollegin und ein Podcast haben mich allerdings inspiriert, meinen Werdegang mal von einer anderen Warte aus zu präsentieren. Damit folge ich Birgit Schultz’ Aufruf zu ihrer Blogparade, in der es um bisher unbekannte Fakten über die eigene Person geht.

Lesen Sie hier einen Ausschnitt der wichtigsten Fakten oder Geheimnisse über mich und meinen Werdegang, die in keinem Lebenslauf oder Portfolio zu finden sind. Hier erfahren Sie, welche Ereignisse und Entwicklungen zu meiner heutigen Tätigkeit als Solopreneurin geführt haben.

 

  1. Mein erstes Wahlfach in der Schule war Informatik – und das im Jahr 1976.

Die Inhalte des Schulfaches Informatik im Jahr 1976 lassen sich in keiner Weise mit dem heutigen Stand der Programmierungstechniken vergleichen. Aber bereits damals zeigte sich mein Interesse an digitalen Technologien und Anwendungen.

 

  1. Bereits ganz früh interessierte ich mich für fremde Kulturen.

Und das ist bis heute so geblieben. Wenn ich nicht selber alle Länder bereisen konnte, die mich interessieren, so habe ich mich virtuell, über die Literatur, Reiseblogs, die Musik, Religionsphilosophien und über persönliche Kontakte mit vielen Ländern und Kulturen auseinandergesetzt.

 

  1. Ich reise gerne.

Dieses Interesse an fremden Kulturen und meine Reisefreudigkeit sind u.a. zwei Gründe für meine Entscheidung, einen ortsungebundenen Lebensstil zu wählen. Außerdem finde ich es wichtig, über die Auseinandersetzung mit fremden Lebensweisen immer wieder den Blick über den eigenen Tellerrand zu wagen.

 

  1. Ich hatte das Glück, viermal für den Schüleraustausch mit einer französischen Schule ausgelost zu werden.

Französisch war meine zweite Fremdsprache und ich konnte schon im zweiten Jahr an dem Schüleraustausch mit einer nordfranzösischen Schule in der Normandie teilnehmen. Die Teilnahme am Leben einer französischen Familie auf dem Lande und deren Lebensart war damals sehr einprägsam – beginnend mit dem 8-Gänge-Begrüßungsmenü über das Plumsklo hinter dem Haus bis hin zu Besuchen der Schlösser an der Loire, Einladungen in französiche Landhäuser und der Führung durch eine Meierei, die eine berühmte, sehr leckere Käsespezialität herstellt, die durchdringend nach alten Socken riecht.

 

  1. Ich liebe es, mit Steinguss kreativ tätig zu sein.

Kreativität kann sich in vielen Bereichen zeigen. Mein momentanes Steckenpferd ist das Gießen und Gestalten von Alltagsgegenständen aus Beton und die Beschäftigung mit den sehr vielseitigen und weithin unbekannten Eigenschaften dieses Baustoffes.  Andere kreative Projekte sind die Acryl- und die Ölpastellmalerei und Papierarbeiten. Meinen Blick für gestalterische Merkmale und meine kreative Ader helfen mir bei der Gestaltung von Websites und deren Design.

 

  1. Sprache und Technik haben mich durch mein berufliches Leben bis heute begleitet.

Bereits mein Studium “Fachübersetzen” drehte sich um Sprachen – Englisch und Spanisch – und Technik – Elektrotechnik und Maschinenbau. Später arbeitete ich im Institut für Nachrichtentechnik an der TU Braunschweig und konnte über das technische Lektorat der englischen Publikationen Einblicke in verschiedene, spannende und neue technische Entwicklungen gewinnen. Auch während meiner langjährigen freiberuflichen Laufbahn als Übersetzerin und Lektorin habe ich zu 50 % mit technischen und zu 50 % mit geisteswissenschaftlichen Inhalten gearbeitet.

 

  1.  Meine sehr guten Rechtschreibkenntnisse und meinen breitgefächerten Wortschatz verdanke ich der Spracherziehung durch meine Mutter.

Meine Mutter wachte sehr streng über meine Rechtschreibung, eine korrekte Grammatik und den mündlichen und schriftlichen Ausdruck. Sie verfügt über einen großen Schatz an idiomatischen Wendungen und weckte so auf spielerische Weise mein Interesse an Sprachen. Hiervon profitiere ich noch heute bei meinen Tätigkeiten Lektorat, Korrektorat und Online-Redaktion.

 

  1. Die Entwicklung von DVB-T (DVB: Digital Video Broadcasting) und die Anfänge der Entwicklung von Sprachsteuerung habe ich hautnah miterlebt.

Es war sehr interessant und lehrreich, die Arbeit meiner Kollegen in diesen Bereichen und einigen anderen Projekten der Nachrichtentechnik Ende der 90er Jahre mitzuverfolgen. Dabei entwickelte ich ein vertieftes Verständnis und ein ausgeprägtes Interesse an neuen Technologien, das mich bis heute begleitet.

 

  1. Viele glauben, dass mein Nachname aus Spanien stammt.

Das stimmt nicht. Mein Nachname, der auch mein Geburtsname ist, stammt aus Italien und zwar u.a. aus der Gegend von Friaul-Julisch-Venetien, eine Region zwischen Venetien und Slowenien. Der älteste historische Eintrag des Namens, den wir heute zurückverfolgen können, geht auf das 13. Jahrhundert zurück.

 

  1. Es gab mal eine Zeit, da habe ich Englisch gehasst.

Nach der 10. Klasse habe ich das Fach Englisch abgewählt. Ich habe den Englischunterricht gehasst. Den Unterricht, nicht die Sprache, wie ich später feststellen durfte. Nach einem längeren Aufenthalt in London entdeckte ich meine Liebe zur englischen Sprache, zur englischen Literatur und zur Teekultur, die sich bis heute erhalten hat.

 

  1. Ich habe Klavier spielen gelernt und in einem Barock-Ensemble Telemann und Bach auf der Blockflöte gespielt.

Meine Flöten habe ich geliebt wegen ihres Klanges, der stark von den verwendeten Hölzern abhängt: Sie waren aus so besonderen Hölzern wie Rosenholz und das von Natur aus schwarze Ebenholz gefertigt. Heute spiele ich noch gelegentlich Klavier.

 

  1. Früher hatte ich immer große Angst davor, vor vielen Menschen zu sprechen. Bis zu dem Elevator Pitch Anfang 2018.

Zu Beginn meiner Selbstständigkeit als VA habe ich einige Male vor völlig fremden Menschen über meine Geschäftsidee gesprochen: einmal auf einem Online Marketing Barcamp in Düsseldorf, wo ich einen Vortrag über Virtuelle Assistenz gehalten habe, und einmal bei einem regionalen Gründertreffen, wo Firmenvertreter, StartUps und die Presse vertreten waren. Ich hatte nicht damit gerechnet, zum Pitchen aufgefordert zu werden, und mich nicht vorbereitet. Todesmutig stellte ich meine Geschäftsidee innerhalb von 5 Minuten vor und bekam sehr viel positives Feedback. Es ist spannend, wie gut man über den eigenen Schatten springen und Ängste überwinden kann, wenn man für ein Thema oder eine Sache brennt.

 

  1.  Ich bin eine Eule.

Nachtmensch oder Frühaufsteher? Ich bin definitiv eine Eule. Nachts, wenn alles still ist, kann ich sehr gut geistig arbeiten und kreative Ideen entwickeln.

 

  1. Ohne das Internet und die sozialen und beruflichen Netzwerke wäre das Leben nur halb so spannend.

Als vielseitig interessierter Mensch profitiere ich sowohl privat als auch beruflich von den Vorteilen der virtuellen Welt. Ich lese zwar sehr gerne Bücher, aber genauso liebe ich es, Blogs zu lesen und auf diese Weise aktuelle Strömungen mitzubekommen. Darüber hinaus schätze ich es sehr, in virtuellen Gruppen wie z. B. Mastermind-Teams und sozialen Netzwerken Wissen und Erfahrungen auszutauschen und weiterzugeben und mich über alle regionalen und internationalen Grenzen hinweg zu vernetzen. So war es 2017 nur noch ein kleiner Schritt hin zur Qualifizierung als Social Media Managerin.

 

  1. Ich liebe Herausforderungen und warum ich nie aufgebe.

In meinem Leben bin ich vielen Herausforderungen begegnet, die auf den ersten Blick unüberwindlich schienen. Dabei habe ich immer einen guten Weg gefunden, diese Herausforderungen zu meistern und Lösungen zu finden und umzusetzen.

Viele haben mich gefragt, warum ich es mit über 50 noch einmal wage, mit einer neuen Geschäftsidee Fuß zu fassen. Die Antwort ist ganz einfach: Weil ich mit dem Status quo unzufrieden war. Weil ich Herausforderungen liebe und an ihnen wachse und immer wieder Neues lernen möchte. Weil ich noch Pläne habe, die weit über den 60. Geburtstag hinausreichen. Und weil ich weiß, dass die Selbständigkeit genau mein Weg ist.

 

7 Tipps, wie du am besten dein VA-Business präsentierst

Wer ganz frisch als Virtuelle/r Assistent/in startet, steht vor der Frage, auf welche Weise das eigene Business präsentiert werden soll. Manche starten mit einer Facebook-Fanpage – der Unternehmensseite bei Facebook, auf der du deine Angebote und andere Informationen über dein Business darstellen und bewerben kannst. Andere starten mit der eigenen Website. Am besten du kombinierst beide miteinander. Lies hier in meinem Gastbeitrag bei DIGITALFREI, was du als VA bei deiner Unternehmensseite beachten solltest.

Die Vorteile einer Website für VAs

Wie auch immer du startest, verzichte auf keinen Fall auf deine eigene Website. Die Vorteile einer eigenen Website liegen auf der Hand:

  1. Die Inhalte, die du postest, bleiben in deinem Besitz. Alles, was wir in den sozialen Netzwerken posten, kann von heute auf morgen verschwinden, z. B. im Rahmen von technischen Updates. Oder die Inhalte rutschen in der Timeline nach unten und geraten dadurch in Vergessenheit.
  2. Du hast mit einer Website die Möglichkeit, dein Portfolio sehr detailliert und übersichtlich darzustellen.
  3. Eine Website ist persönlicher als Unternehmensseiten in den sozialen Medien.
  4. Mit deinen Blogtexten kannst du Expertise zeigen.
  5. Dein Ranking bei Google erhöht sich.

Was du als VA auf deiner Webseite falsch machen kannst.

Bevor ich meine eigene Webseite erstellt habe, habe ich mir viele Seiten von VAs im Netz angesehen, vor allem deutsche und amerikanische Seiten. Eines ist mir damals unangenehm aufgefallen:

Auf vielen Seiten wurde fast mantramistisch  die gleiche Liste an Vorteilen für den Kunden aufgestellt, welche sich für den Kunden ergeben, wenn er eine/n VA bucht. Auf manchen Websites erfuhr der Kunde erst auf der dritten Seite, was genau zum Portfolio des VA gehört. Manche schrieben zu jedem Angebot noch einen Text, warum es gut ist, eine/n VA zu buchen und kamen nicht zum Punkt. Ich als Kunde würde sofort abspringen. Warum? Weil das Gegenteil dessen erreicht wurde, was man als VA erreichen möchte. Statt Zeit zu sparen, muss der Kunde seine kostbare Zeit investieren, um mehr zu erfahren.

Zuviel Text – zu wenig Expertise

So schreiben viele VA: „Ich halte dir den Rücken frei.“ Ich weiß nicht, wie oft ich diese Formulierungen schon gelesen habe. Stellt euch vor, jemand möchte euch buchen und denkt sich, ich schau mal eben auf der Website nach, was der/die VA anbietet und liest dort zum dritten Mal in Folge: „Ich halte dir den Rücken frei“. –  oder – „Gönn dir mal was.“ –„ Ich unterstütze dich, damit du dich den wirklich wichtigen Dingen in deinem Leben widmen kannst.“ Wir können davon ausgehen, dass du nicht die/der erste VA bist, auf dessen Seite sich der Kunde umsieht. Und (fast) überall liest er das gleiche.

Versteh‘ mich bitte nicht falsch. Natürlich kannst du das alles schreiben, aber die Worte sollten mit Bedacht gewählt werden. Versuche, eine persönliche Note hineinzubringen. Formuliere witzig, originell, passend zu deinem Angebot. Aber – um Himmels willen – wiederhole nicht, was du woanders in mehrfacher Kopie wiederfinden kannst.

Was braucht der Kunde?

Das ist die Frage, die absolute Priorität hat: Was braucht der Kunde? Und um den geht es uns doch. Der Kunde hat wenig Zeit, weshalb wir ihn entlasten wollen. Dann dürfen wir ihn natürlich nicht mit ellenlangen Texten überfrachten. Ich persönlich finde, dass ein kurzer Abschnitt zum Thema Virtuelle Assistenz als Information ausreicht. Man kann die Informationen dazu in der Sidebar, als Menüpunkt, vielleicht auch – je nach Theme –  auf der Startseite oder im „Über mich“-Bereich unterbringen.

Wenn der Kunde auf deine Seite kommt, möchte er ganz schnell sehen, was du anbietest und ob dein Angebot seinen Bedürfnissen entspricht. Sieh deine Website als Unternehmensseite. Vergleiche andere Unternehmensseiten von Solopreneuren, die diese gut umgesetzt haben. Stelle auf deiner Startseite das Wichtigste über dein Angebot heraus und zwar kurz und knackig. Vergiss nicht, dass du Dienstleistungen anbietest und deine Website kein reiner Blog ist.

Damit will ich nicht sagen, dass Texte überflüssig sind. Es kommt darauf an, wie du deine Dienstleistungen präsentierst, ohne dich zu wiederholen und die kostbare Zeit deiner Kunden unnötig zu strapazieren. Wenn du mehr zum Thema Virtuelle Assistenz schreiben willst, kannst du dazu einen Blogbereich als Menüpunkt bzw. Unterseite einrichten.

Was du tun kannst in 7 Schritten:

  1. Zeige deine Dienstleistungen

Um dem Kunden einen ersten, schnellen Überblick zu verschaffen, schreibst du im Abschnitt oder auf der Unterseite „Dienstleistungen“  in Kurzform und in verschiedenen Abschnitten oder Blöcken, was du anbietest. Das können mehrere Einträge sein. Wichtig ist nur, dass der Kunde sofort sehen kann, ob dein Angebot genau das ist, was er sucht. In einem weiteren Abschnitt oder einer Unterseite mit dem Titel Portfolio kannst du näher auf dein Angebot eingehen und ausführlich deine Expertise darstellen.

 

  1. Stelle dein Portfolio dar

Konzentriere dich in deinem Portfolio ausführlicher auf deine Stärken und die Leistungen, die du anbieten möchtest. Der Kunde, der dein Portfolio liest, hat bereits Interesse und möchte jetzt im Detail sehen, was du machst. Mach es dem potentiellen Kunden leicht. Konzentriere dich auf verschiedene Oberbegriffe, die du durch viele Unterbegriffe ergänzt. Optimiere regelmäßig deine Leistungen und schärfe so deine Positionierung.

 

  1. Schreibe Blogartikel

Auf der Unterseite „Blog“ kannst du Artikel zu deinen Dienstleistungen und/oder zur Virtuellen Assistenz veröffentlichen. Hier kannst du deine Expertise zeigen, sei es als Texter oder aber als Experte auf einem bestimmten Gebiet. Es kommt gut an, wenn du hier aus deinem Alltag als VA oder von Offline-Veranstaltungen wie z. B. StartUp-Meetings, VA Workshops oder Konferenzen wie der DNX berichtest. Hier kannst du Verlinkungen zu deinen Dienstleistungen oder zu anderen Websites erstellen und du kannst Gastartikel einbauen.

 

  1. Infos über dich

Schreibe einen kurzen, informativen Text über dich und die wesentlichen Stationen deines Werdegangs. Halte dabei den Fokus auf dein Business. Es gibt WordPress Themes, wo diese Bereiche vorgegeben sind und du dir nicht so viele Gedanken über die Strukturierung machen musst. Auch wenn du dabei den Fokus auf dein Business lenkst, bleibe persönlich und authentisch.

 

  1. Testimonials

Ganz wichtig sind Testimonials. Im Online-Marketing überzeugen Testimonials den Kunden mehr als ein perfekter Lebenslauf. Gerade zu Anfang ist es schwierig, Testimonials als VA vorweisen zu können.

Du kannst aber versuchen, Testimonials von Leuten zu bekommen, mit denen du in der Vergangenheit zusammengearbeitet hast. Was ich nicht tun würde, ist, alte Arbeitszeugnisse zu übernehmen. Hierfür brauchst du die Einverständniserklärung deines ehemaligen Arbeitgebers. Liegt diese vor, kannst du deinen Wunschtext auf deiner Seite einbinden.

 

  1. Preise

Gerade zu Anfang tun sich die meisten VAs schwer mit der Preisgestaltung. In der Anfangszeit experimentiert man oft noch mit seinen Preisen und richtet sich nach den Erwartungen der Auftraggeber. Während des ersten halben Jahres kannst du daher  zurückhaltend sein und musst deine Preise noch nicht offenlegen.

Plugins für Preistabellen

Nach einer gewissen Zeit der Einarbeitung möchte man seine Preise erhöhen. Dies ist der beste Zeitpunkt, um die eigenen Preise auch auf der eigenen Website sichtbar zu machen. Vielleicht hast du jetzt auch schon den Punkt erreicht, wo du deine Nische oder deine besonderen Schwerpunkte gefunden hast. Du möchtest diese gerne unterschiedlich vergütet sehen. Mit  speziellen Plugins kannst du deine verschiedenen Angebote werbewirksam auf deiner Website darstellen.

 

  1. Kontaktmöglichkeiten

Zu jeder Website gehört ein Kontaktformular. Oft kannst du den Text dazu selber gestalten. Manche Themes bieten Call-to-Action-Buttons, über welche du den Kunden mit deinen sozialen Netzwerken, deinem Skype-Account oder deiner Telefonnummer verbinden kannst. Suche die für dich passende Art der Kontaktaufnahme aus. Optimal ist es, wenn sich solche CTAs sowohl auf der Startseite als auch auf den jeweiligen Unterseiten befinden.

Wenn du diese Punkte beherzigst, hast du einige wichtige Aspekte für eine erfolgreiche Website erfüllt. Du hast deine Leistungen optimiert, deine Positionierung geschärft und dich als Person vorgestellt. Jetzt kannst du noch weitergehen und deine Website mit interessanten Blogartikeln aufwerten. Dabei solltest du weitere Punkte beachten:

3 Tipps für optimale Blogartikel

  1. Schreibe Texte, die Interesse wecken und Vertrauen in deine Expertise schaffen.
  2. Verwende interessante, zum Inhalt deiner Texte passende Bilder. Beachte bei Verwendung von CC0-Bildern die Copyright-Bedingungen der Bildernetzwerke.
  3. Wähle passende Keywords und strukturiere deine Artikel SEO-kompatibel, um besser bei Google gefunden zu werden.

 

Fazit: Bei Beachtung einiger Grundregeln für die Gestaltung und die Inhalte deiner Unternehmenswebsite wirst du bei deinen Kunden einen positiven Eindruck hinterlassen. Wenn deine Webseite fertig ist, hört die Arbeit noch nicht auf. Versuche bei deinen Blogbeiträgen deinen Schreibstil zu verbessern und immer wieder aktuelle und für den Kunden interessante Themen zu finden. Lese dich in SEO ein und optimiere deine Website fortlaufend hinsichtlich deiner Keywords und weiterer Faktoren. Auf diese Weise wirst du das Ranking deiner Website verbessern und mehr Erfolg in deinem Business kreieren.

 

 

Ein BarCamp nur für Frauen

Thema Netzwerken beim BarCamp FrauenErfolgsForum 2018

Das BarCamp FrauenErfolgsForum 2018, organisiert vom BPW Düsseldorf am 3. Februar, war ein voller Erfolg. Den Auftakt bildete Unternehmensmitglied Alfred Fernholz mit seinem Vortrag „Frauen netzwerken anders als Männer.“ Network Marketing, Empfehlungsmarketing und die Frage nach dem Magical Pitch sind nur einige der Session-Themen, die an dem Tag spontan entstanden. Auch die Verpflegung von Dolcetti war perfekt. Es entstanden viele interessante berufliche und private Kontakte.

 

BPW Club Düsseldorf

Bildcredit: DiS Photography Dietmar im Spring

 

Die Veranstaltung FrauenErfolgsForum 2018, die am 3. Februar in den Räumen der Firma Integrata AG in Düsseldorf stattfand, hatte das Format eines BarCamps. Organisiert wurde das BarCamp durch den Club Business and Professional Women – Germany Club Düsseldorf e.V., eines der weltweit größten Netzwerke für berufstätige Frauen. In der Regel werden BarCamps von verschiedenen Firmen gesponsored, hier u. a. von der Sparda-Bank Düsseldorf. Den Scheck über 1.000 Euro präsentieren Frau Sabine Grosser (rechts im Bild), 1. Vorsitzende des BPW Düsseldorf und Frau Dr. Sabine Küsters (links im Bild), Projektleiterin.

Was ist ein BarCamp?

Bei einem BarCamp handelt es sich um ein Treffen zu einer Konferenz, deren Themen nicht vorgeplant, sondern von den Teilnehmern selbst am Tag der Konferenz einzeln vorgestellt werden. Die Besucher dieser Konferenz können durch Heben ihrer Hand eine Rückmeldung geben, ob dieses Thema für sie interessant ist. Anschließend werden den Vortragenden bzw. Moderatoren einzelne Räume zugewiesen, wo sich die interessierten Teilnehmer zu Themensessions einfinden.
Eine Session dauert ca. 45 Minuten. Außer einem Vortrag sind auch Diskussionen oder Übungen zu einem ganz bestimmten Thema möglich.

Das FrauenErfolgsForum 2018

Das BarCamp FrauenErfolgsForum 2018 hatte ein eher kleines Format. Während man auf BarCamps zu Themen wie Social Media Marketing oder StartUps durchaus bis zu 400 Teilnehmer verzeichnen kann, waren wir am vergangenen Samstag nicht mehr als 50 Teilnehmerinnen.

Eine weitere Besonderheit war, dass die Veranstaltung mit einem Vortrag von Herrn Alfred Fernholz, Personalberater bei Dr. Mittermaier, Blaessy & Cie und Unternehmensmitglied des BPW, zum Thema „Frauen netzwerken anders als Männer“ begann. Im Anschluss an den Vortrag entspann sich eine interessante und kritische Diskussion, die am Ende zeitlich eingegrenzt werden musste, um den Zeitplan nicht zu gefährden.

BarCamp FrauenErfolgsForum 2018

Bildcredit DiS Photography Dietmar im Spring

 

Außer Herrn Fernholz war noch der Fotograf Dietmar im Spring von DiS Photography  anwesend, der die Veranstaltung während des gesamten Tages sehr engagiert begleitete.

Themen der Sessions

Im Anschluss an die Diskussion wurden die Themen für die einzelnen Sessions gesammelt. Es gab mehr Themen als zur Verfügung stehende Räume, so dass sich zum Teil Vortragende mit gleichen oder ähnlichen Themen zusammenfanden.

Die Themen rankten sich ebenfalls um das Wie und das Warum des Netzwerkens: Wie nutze ich Netzwerke erfolgreich professionell? Welche Vorteile hat das Empfehlungsmarketing, und wie bringt mich Network Marketing beruflich weiter?

Des Weiteren gab es eine Session zum Thema Strategisches Marketing mit Podcasts, eine zum Thema Magical Pitch und eine zum Thema Sicherer Sprechauftritt.

Am Ende des Tages hat jede Gruppe, die sich zu einer Session zusammengefunden hat, die Inhalte der Session zusammengefasst und allen Teilnehmerinnen präsentiert.

Dies ist für BarCamps eher unüblich. Ich persönlich empfand es allerdings als sehr angenehm, weil ich auf diese Weise noch an Themen teilhaben konnte, deren Sessions ich nicht besuchen konnte. Durch die Komprimierung der Inhalte ist nicht nur ein Mehrwert, sondern sind auch wieder neue Kontakte im Anschluss entstanden.

Organisatorisches

Angenehm war auch, dass kleine Tische bereit standen, auf denen Flyer und Visitenkarten der Teilnehmer ausgelegt werden konnten.
Des Weiteren gab es noch ein Board bzw. eine Pinnwand, an die die Teilnehmerinnen ihre „Ich biete“- bzw. ihre „Ich suche“-Zettel mit ihren beruflichen Angeboten anbringen konnten.

Während der vielen kurzen Pausen, die wir alle eifrig zum Netzwerken und Vorstellen des eigenen Business nutzten, gab es Verpflegung durch die Cateringfirma Dolcetti, die uns mit Fingerfood, kleinen Häppchen und Minitörtchen verwöhnte und mit einer ansprechenden Präsentation auch dem Auge etwas bot.

Fazit des BarCamp FrauenErfolgsForum 2018

Das BarCamp FrauenErfolgsForum 2018, das viele interessante und engagierte Frauen verschiedenster Berufsrichtungen zusammenführte, bot viele positive Eindrücke und Kontakte.

Der Vortrag zu Beginn der Veranstaltung forderte jede Teilnehmerin auf, ihre eigene Position zum Thema Netzwerken noch einmal zu überdenken.
In den Sessions konnten viele Informationen und eine Menge Inspiration mitgenommen werden. Der kleine Format bot unkomplizierte Möglichkeiten, sich zu vernetzen. Alles in allem war es ein spannender Tag, der in dieser Form leider erst in zwei Jahren wiederholt wird.

Ich freue mich auf weitere spannende Vorträge und Meetings bei der BPW Düsseldorf!